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離職票をもらう際に必要な添付書類は? 離職証明書の提出先や提出期限、提出方法も解説

会社がハローワークから離職票をもらうためには、離職証明書と添付書類を提出する必要があります。しかし、添付書類とは具体的に何を送ればよいのかわからず悩んでいる方もいるでしょう。本記事では、離職証明書を提出する際の添付書類や提出先、提出期限、提出方法について解説します。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

離職票をもらう際に必要な添付書類は? 離職証明書の提出先や提出期限、提出方法も解説
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    離職票をもらう際に必要な書類は?

    離職票をもらう際に必要な書類は「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」です。

    会社は、雇用していた被保険者が退職し、かつ、離職票の交付を希望した場合、雇用保険被保険者資格喪失届に離職証明書を添えてハローワークに提出します。なお、被保険者が離職票の交付を希望していない場合には、ハローワークに雇用保険被保険者資格喪失届だけを提出します。

    離職証明書とは?

    離職証明書(雇用保険被保険者離職証明書)とは、退職した従業員が失業手当(雇用保険の基本手当)を受給するときに、みずから提出する離職票を交付してもらうための書類です。

    離職証明書は3枚複写式の書類で、1枚目が会社の控え、2枚目がハローワーク保管用、3枚目が退職した従業員に交付される「離職票−2」です。

    離職証明書3枚の内訳
    1枚目事業主の控え
    2枚目離職証明書としてハローワークが保管
    3枚目退職者本人の控え(離職票−2としてハローワークから会社を通じて交付)

    離職票と離職証明書の違いについて

    離職票と離職証明書の違いは、書類の用途です。離職票は、社員が退職する際に転職先など次の職場が決まっておらず、失業手当を受給したい場合に必要な書類です。

    退職者の申し出を受けて、会社から退職者に対して交付されます。一方離職証明書は、離職票を交付してもらうために会社がハローワークに提出する書類です。

    離職証明書と退職証明書の違いについて

    離職証明書と退職証明書の違いは、公的な書類か否かです。退職証明書とは、事業主が「対象となる労働者が退職したことを証明するため」に発行するものです。

    退職者が転職先から提出を求められるケースもあります。退職証明書は離職票や離職証明書と違い、公的な書類ではないため、フォーマットなども決まっていません。

    雇用保険被保険者資格喪失届とは?

    雇用保険被保険者資格喪失届とは、雇用保険の被保険者でなくなったことを示すための書類です。従業員が雇用保険の被保険者資格を喪失した日(退職の翌日)の翌日から数えて10日以内に、管轄のハローワークへ届け出る必要があります。

    離職票をもらう際に必要な添付書類は?

    会社がハローワークから離職票をもらう際に必要な添付書類は、以下の2点です。

    • 離職までの賃金の支払いを確認できる書類
    • 離職理由を判断できる書類

    離職までの賃金の支払いを確認できる書類としては、出勤簿(タイムカード)や賃金台帳、労働者名簿などが挙げられます。離職理由を判断できる書類は、就業規則や退職届などです。

    離職までの賃金の支払いを確認できる書類

    離職までの賃金の支払いを確認できる書類の例は、下記の通りです。

    • 出勤簿(タイムカード)
    • 賃金台帳
    • 労働者名簿

    一つひとつの書類について解説します。

    出勤簿(タイムカード)

    出勤簿(タイムカード)とは、労働基準法により調製が義務付けられている法定三帳簿の一つです。出勤簿には、労働者の労働日数や出勤・退勤時刻などが記されています。

    労働基準法により、雇用主は労働者の勤務時間を正確に記録し、5年間(当分は3年間)保存することが義務づけられています。これは、労働時間の適正な管理や過重労働の防止、残業代の適切な支払いを確保するための重要な措置です。

    賃金台帳

    賃金台帳とは、労働者の名前や性別、賃金の計算期間や労働日数など従業員への給与支払い状況を記載した法定三帳簿の一つです。労働基準法により、雇用主が労働者の賃金に関する情報を賃金台帳に記録し、5年間(当分は3年間)保存することが義務づけられています。

    これは、労働者が適正な賃金を受け取っているかを確認し、労働者の権利を保護するための重要な措置です。賃金台帳の作成・保存は、賃金の支払いに関するトラブルを未然に防ぐため、また、労働基準監督署による監査の際の証拠とするためにも必要です。

    労働者名簿

    労働者名簿は、従業員の氏名や生年月日などさまざまな情報を記した法定三帳簿の一つです。労働基準法第107条により、下記の内容の記載が義務づけられています。

    • 氏名
    • 生年月日
    • 性別
    • 住所
    • 従事する業務の種類
    • 履歴
    • 雇用年月日
    • 退職(死亡も含む)年月日と事由

    労働者名簿の管理は雇用主の責任であり、不適切な管理や記録の偽装、改ざんは法律により厳しく禁じられています。

    離職理由を確認できる書類

    会社がハローワークから離職票をもらう際に必要な「離職理由を判断できる書類」ですが、離職理由によってハローワークに送るものが変わります。離職理由ごとに必要な書類をご紹介します。

    自己都合の場合

    退職者が自己都合によって退職した場合は、退職届や退職願を添付書類として提出します。退職者が個人的な事情によって退職をした旨がわかれば問題ありません。

    契約期間満了の場合

    退職者が契約期間満了によって退職した場合は、労働契約書や雇入通知書、契約更新の通知書などを添付書類として提出します。契約期間が満了したことを証明できれば、添付書類として認められます。

    定年の場合

    退職者が定年によって退職した場合は、会社の就業規則を添付書類として提出します。この場合は、就業規則に定年退職にかかわる内容が記載されていることが条件です。

    解雇の場合

    退職者を解雇した場合は、解雇予告通知書や退職証明書、就業規則などを添付書類として提出します。

    そもそも離職票をもらう必要はあるのか?

    発行が必須と考えられがちな離職票ですが、発行自体が必要ないケースもあります。離職票をもらう必要がある場合とない場合について解説します。

    離職票をもらう必要がある場合

    離職票をもらう必要がある場合は、退職者が失業給付を受けるために離職票の交付を希望したときです。また、59歳以上の従業員が退職した場合も、離職票の提出が義務づけられています。

    60歳以上65歳未満の従業員を雇用する際には、賃金の低下分を補う「高年齢雇用継続給付」の手続きが必要な場合があります。この手続きに離職票が必要なのです。

    離職票をもらう必要がない場合

    退職者が59歳未満で、かつ離職票の交付を希望しない場合は、離職票をもらう必要はありません。

    退職後すぐに別の会社に入社する場合などは失業給付を受けられず、離職票を使うシチュエーションがないためです。59歳以上の場合は離職票の交付が必須なので、離職証明書にかかわる手続きも必要です。

    離職証明書の提出先と提出期限は?

    続いて離職証明書の提出先と提出期限について解説します。

    提出先について

    離職証明書の提出先は、事業所の所在地を管轄するハローワークです。ハローワークは管轄が決まっているため、必ずしも事業所に近い場所のハローワークであるとは限りません。管轄するハローワークがわからない場合は、厚生労働省のホームページから確認しましょう。

    参考:『都道府県労働局(労働基準監督署、公共職業安定所)所在地一覧』厚生労働省

    提出期限について

    離職証明書の提出期限は、労働者が被保険者でなくなった事実(退職)のあった日の翌日から起算して10日以内です。つまり、原則として「退職日の翌々日から10日以内」に離職証明書をハローワークに提出しましょう。

    離職証明書の提出方法は?

    離職証明書はハローワークに提出する書類ですが、提出方法は3つに分けられます。離職証明書の提出方法を解説します。

    ハローワークに直接提出する

    離職証明書を提出する方法の1つは、ハローワークに直接提出することです。離職証明書のフォーマットはハローワークに置かれているため、まずはハローワークに取りに行く必要があります。

    離職証明書は形式が決まっており、自分でつくったりインターネットでダウンロードしたりすることはできません。記入が終わったら、ハローワークに提出しましょう。

    事前申請をすると印刷物で提出できる

    離職証明書は、基本的に専用フォーマットで提出しなければならない書類です。しかし、あらかじめハローワークに届け出ていれば、専用フォーマット以外でも提出可能です。離職証明書の発行機会が多い場合は、事前にハローワークに確認しておきましょう。

    電子申請もできる

    行政サービスの電子申請総合窓口「e-Gov(イーガブ)」を使えば、離職証明書の発行をインターネット上から行えます。e-Govを利用する際には、電子署名が必要なときがあります。電子署名は電子証明書によって正当性が担保されるため、電子申請をする際には電子証明書を入手しておきましょう。

    離職証明書を提出する際の注意点は?

    離職証明書を提出する際には、下記の点に注意が必要です。

    • 離職理由の確認
    • 退職者本人に署名をしてもらう

    一つひとつ内容を解説します。

    離職理由の確認が重要

    離職証明書を提出する際にもっとも注意すべき点は「離職理由」の取り扱いです。

    離職理由が会社都合にあたるのか、自己都合かあたるのかによって、離職者が失業給付を受ける際の受け取り時期などに差が出てきます。離職理由は、離職証明書や会社と退職者双方の主張を確認できる資料を参考にしつつ、ハローワークが判定します。

    退職者本人に内容を確認して署名をしてもらう

    離職証明書を提出する前に、退職者本人に内容の確認をしてもらい、署名を忘れずにもらいましょう。離職証明書には、退職者本人が記載内容を確認して署名する箇所があります。

    退職者がすでに退職している場合は記載を省略できますが、あとでトラブルになるリスクを避けるためにも、なるべく本人に確認してもらうのがおすすめです。

    離職証明書を提出する際のポイントを押さえましょう

    本記事では、離職証明書を提出する際の添付書類や提出先、提出期限、提出方法について解説しました。離職票を発行するためには離職証明書が必要ですが、ほかに何が必要なのか、どのように手続きすべきかをあらかじめ把握しておくことが大切です。

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