離職票の発行は義務なのか｜書き方や発行ルール、注意点を解説
失業手当の申請に必要な書類である雇用保険被保険者離職票（以下、離職票）。企業は、退職者が離職票の発行を要求した場合、必ず交付しなければなりません。さらに、離職票を発行するには、期日が設定されているため、迅速な手続きが求められます。
本記事では、離職票の概要や発行すべきケース、記入方法、留意点などについて詳しく説明します。離職票の発行手続きや、手順に関する具体的な情報を解説していますので、企業の人事労務担当者は、参考にしてください。
目次離職票（離職証明書）とは
離職票とは、退職者が失業手当や求職の申し込み手続きを行う際に必要な書類です。正式名称は「雇用保険被保険者離職票」といいます。
「雇用保険被保険者離職証明書（離職証明書）」「雇用保険被保険者資格喪失届」をハローワークに提出すると、発行してもらえる公的な書類です。退職した日の翌々日から数えて10日という提出期限があるため、迅速な手続きが求められます。
離職票の役割
離職票は2種類あり、いずれも退職を証明する書類です。離職票は失業手当や求職の申し込み手続きに必要なため、退職してから一定期間、就職する予定のない方は発行してもらう必要があります。
一方で退職後、すぐに就職する方には離職票は不要です。ただし、離職票は一定の条件を満たした場合、必ず発行する必要があります。
離職票を企業が発行するケース
離職票を企業が発行するケースは次の2つです。
- 退職者が離職票の発行申請をした
- 退職者が59歳以上である
それぞれ解説します。
退職者が離職票の発行申請をした
退職者が雇用保険に加入しているうえで、離職票の発行を希望した場合、必ず交付する必要があります。発行された離職票は、失業手当を受けるためにも使われます。本人が発行を希望した場合は、速やかに手続きしましょう。
退職者が59歳以上である
厚生労働省により、59歳以上の退職者には離職票の発行が義務づけられているため、本人の希望を問わずに発行しましょう。
離職票の種類は2つ
離職票には、以下の2つの種類があります。
- 雇用保険被保険者離職票−1
- 雇用保険被保険者離職票−2
それぞれ解説します。
雇用保険被保険者離職票−1
雇用保険被保険者離職票−1（以下、離職票−1）は、雇用保険の資格喪失を証明する書類です。退職者の情報が含まれており、ハローワークから交付されます。失業手当の手続きを行う際には、口座番号などの必要事項を記入して提出しましょう。
雇用保険被保険者離職票−2
雇用保険被保険者離職票−2（以下、離職票−2）には、就業中の給与や離職理由、会社情報などが詳細に記載されています。また、失業手当の支給金額や給付期間など、重要な内容が含まれています。
ハローワークに「雇用保険被保険者喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を提出すると、離職票−1と離職票−2を発行してもらえます。
企業が行う離職票発行の手順
離職票発行の手順を解説します。
1．退職者に離職票は必要か確認する
離職票は失業手当の申請に必要な書類です。退職者がスムーズに手続きを進めるために、退職が確定した時点で離職票の発行が必要かを確認しましょう。
2．離職証明書と資格喪失届を準備する
離職証明書と資格喪失届は、退職日の翌々日から10日以内にハローワークへ提出しましょう。
3．退職者に内容を確認してもらう
離職証明書は退職者の署名または記名押印が必要です。内容を確認してもらい、問題がなければ手続きを進めます。また、退職者とのやり取りを有給休暇前に実施すると、手続きがスムーズに進みます。
4．ハローワークに離職証明書と資格喪失届を提出する
ハローワークへ離職証明書と資格喪失届を提出します。提出する際は、労働者名簿や出勤簿、賃金台帳、離職理由を確認できる書類の準備が必要です。離職理由を確認できる書類とは、たとえば退職届や就業規則などが挙げられます。提出方法は郵送と持参、電子申請から選べます。
5．ハローワークから離職票が交付される
離職証明書を提出後、ハローワークから会社へ14日ほどで離職票が交付されます。
6．退職者に離職票を送付する
発行された離職票を退職者に送付します。離職票は失業手当の申請に必要な重要な書類です。送付前に送付先の住所や連絡先を確認し、送付ミスを防ぎましょう。退職者に速やかに受け取ってもらうためにも、離職票を送付する旨を伝えることも重要です。
離職証明書と離職票の記入方法
離職票−1と2の記入方法を解説します。
離職票の発行に必要な離職証明書の記入方法
離職証明書は3枚つづりになっています。内訳は、ハローワークへの提出用、会社控えおよび退職者への発行分です。3枚のうち、一部、署名や記名押印が必要です。共通した記入箇所を解説します。
離職証明書の記載事項
企業が記入するのは、3枚つづりの1枚目です。以下の事項を記入しましょう。
- 被保険者番号
- 事業所番号
- 離職者の氏名
- 離職年月日
- 企業名および住所
- 離職者名および住所
- 離職理由
- 被保険者期間算定対象期間
- 被保険者期間算定対象期間の賃金支払い基礎日数
- 賃金支払い対象期
- 賃金支払い対象期の基礎日数
- 賃金額
- 備考
- 賃金に関する特記事項
- 離職者の署名または記名押印、もしくは事業主印の押印
離職票−1の記入方法
離職票−1は、退職者がハローワークに行き、失業手当に関する情報やマイナンバーを記入します。したがって、企業は離職票−1を記入する必要はありません。
離職票−2の記入方法
離職票−2は、企業が記入します。「離職証明書の記載事項」を参考に記入しましょう。なお、離職票−2の記入例は、ハローワークや厚生労働省のホームページで公開されているため、参考にするのも一つです。
離職票を発行する際に注意すべきポイント
離職票を発行する際に注意すべきポイントは次の4つです。
- 提出期日に注意する
- 退職理由についての認識を明確にする
- 「賃金支払状況等」が1枚に記載できるか確認する
- 退職が決まった時点で必要書類を整える
それぞれ解説します。
提出期日に注意する
離職票を発行するために必要な書類である離職証明書の提出期日は、退職日の翌々日から10日間です。提出が遅れると、退職者に迷惑がかかったり、ハローワークから催促されたりします。円満に退職してもらうためにも、離職票の発行手続きは速やかに行いましょう。
退職理由についての認識を明確にする
退職理由は、失業手当の受け取り期間に関与します。自己都合退職であれば、約2か月後、会社都合であれば、7日後から受け取れます。
正当に失業手当を受け取ってもらうためには、退職理由を明確にする必要があります。トラブルを避けるためにも、退職者と企業で、退職理由の認識を統一させましょう。
「賃金支払状況等」が1枚に記載できるか確認する
離職証明書の「賃金支払状況等」の欄は、退職日から逆算して2年間で、賃金支払基礎日数11日以上の月を1年分記入します。1枚でおさまらない場合は、2枚目の離職証明書を続紙として利用しましょう。
退職が決まった時点で必要書類を整える
離職票の発行手続きを速やかに行うために、退職が決まった時点で必要書類を整えましょう。ハローワークに提出する書類は「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」です。
退職する旨は、基本的に退職者から事前に告げられます。退職日までに書類を準備できる体制を整えておけば、スムーズに必要書類を準備できるでしょう。
離職票に関する起こりがちなトラブル
離職票に関する起こりがちなトラブルは次の2つです。
- 企業側と退職者の退職理由が一致していない
- 離職票が発行されていない
それぞれ解説します。
企業側と退職者の退職理由が一致していない
自己都合退職か会社都合退職かで、失業手当を受け取るまでの期間が異なります。もし、会社都合退職なのに、書面に自己都合退職と記載したとしましょう。本来であれば、退職から7日後に受け取れるはずだった失業手当が、自己都合退職と記載すると2か月先まで伸びます。
この場合、退職者とトラブルにつながる可能性があります。不要なトラブルを避けるためは、企業側と退職者で退職理由の認識を一致させることが大切です。
離職票が発行されていない
離職票が発行されていなければ、退職者が失業手当の手続きを行えないため、トラブルにつながる可能性が高いです。離職票が発行されていないケースで考えられることは次の2つです。
- 企業がハローワークに離職証明書を提出していない
- ハローワークでの手続きが遅れている
ハローワークでの手続きが遅れているケースは、基本的に企業側に責任はありません。
しかし、ハローワークに離職証明書を提出していない理由で、離職票が発行されていない場合は、企業側の責任です。ハローワークでの手続きが遅れる可能性があることも考慮すると、離職証明書の提出を速やかに行うことが好ましいです。
また、退職者が失業手当の存在を知らない可能性もあるので「失業手当を受ける場合は離職票が必要」という旨を伝えておくと親切です。
企業は離職票を発行する義務があるのか
雇用保険法第83条4項に基づき、離職票の交付を希望したものには発行義務があります。もし発行しない場合は「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます。トラブルを防ぐためにも、離職票の発行は速やかに行いましょう。
まとめ
離職票は、退職者が失業手当や求職の手続きを行うために必要です。退職者が59歳以上、もしくは発行を希望した場合、離職票を交付しましょう。もし交付しなければ、雇用保険法に触れます。
また、離職票の発行手続きは速やかに行う必要がありますので、手順がわからない方は本記事を参考に手続きをしましょう。
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