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離職票の期限はいつまで? 書類の種類や期限はあるのか徹底解説

退職者から「離職票を発行してほしい」と求められたら、企業の人事労務担当者は、いつまでに手続きを行えばよいのでしょうか。離職票の作成は、従業員の退職に際して代表的な手続きであり、交付は企業の義務と定められています。

本記事では、離職票の申請期限について徹底的に解説します。万一、期限を過ぎてしまったときに備えてペナルティや離職票にかかわる一連の流れ、注意すべきことについてもおさらいしますので、ぜひ参考にしてみてください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

離職票の期限はいつまで? 書類の種類や期限はあるのか徹底解説
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    離職票の期限はいつまで? 期限はある?

    まずは、離職票に期限があるのかないのかについて解説します。

    離職票自体の発行に期限はない

    実は、離職票の発行自体には期限がありません。基本的には、退職者から求められたタイミングで申請手続きを進めます。ただし、離職票をハローワークに発行してもらうために必要な「離職証明書」には、提出期限が設けられています。

    離職証明書の提出期限は退職日の翌々日から10日以内

    離職証明書の提出期限は、退職者が雇用保険の被保険者でなくなった日(資格喪失日)の翌日から10日以内です。したがって「従業員が正式に退職になった日の翌々日から10日以内に提出する」と覚えておくとよいでしょう。

    提出が遅れると、罰則が科される可能性もあります。何らかの事情で遅れたり忘れてしまうことのないよう、従業員の退職が決まったら、発行の意思確認から書類の準備、提出まで速やかに手配しましょう。

    失業保険がもらえるのは退職日の翌日から1年間

    そもそも離職票は、退職者自身で失業手当を申請するときに必要です。雇用保険の被保険者だった人が、雇用保険の失業手当をもらえるのは、原則として退職日の翌日から1年間です。企業の対応漏れで元従業員が困らないよう、注意しましょう。

    離職票と離職証明書と退職証明書の違い

    続いて、離職票と混同されがちな書類について解説します。

    離職票とは?

    離職票(雇用保険被保険者離職票)は、当該離職者が間違いなく離職状態であることを証明するもの。次の就職先が決まっていない状態で退職した場合など、失業状態にある人が雇用保険の失業手当を受給するために提出します。提出は失業者本人が行いますが、発行は企業を介して行われます。

    離職証明書とは?

    離職証明書は、離職票を発行してもらう際に必要な書類です。正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」といいます。

    従業員から離職票を発行して欲しいと言われたら、企業は「離職証明書」と「雇用保険資格喪失届」を提出します。提出先は、所轄のハローワークです。提出期限を過ぎないよう、余裕をもって準備を進めましょう。

    退職証明書とは?

    公的な手続きで使う書類以外にも、退職のときに必要な書類は数多くあります。その1つが、退職証明書です。退職証明書には、当該退職者が間違いなく退職したことを証明する役割があります。

    また、退職の証明は、在籍していたことの証明でもあります。そのため、転職活動の際に使用することも少なくありません。なお、退職後しばらく経ってから申請が来る可能性もあります。

    特にフォーマットの決まりはないものの、一般的には「退職年月日」や「在籍中の業務内容」「在籍中の賃金額」などを記載します。

    退職証明書の期限は?

    労働基準法第115条により、退職証明書の発行義務が生じるのは「退職から2年間」と定められています。退職から2年以内であれば、企業は退職者の求めがあれば何回でも退職証明書を発行しなければなりません。なお、退職から2年経過後も、任意で退職証明書を発行自体はできます。

    参照:『労働基準法』e-Gov法令検索

    企業が離職証明書を提出しなければならない場合

    以下のいずれかに当てはまる場合、企業は離職証明書を提出しなければなりません。

    退職者が求めた場合

    離職証明書は、離職票の発行手続きに必要な書類です。退職者に離職票の交付を希望されたら、企業はハローワークへ離職証明書を提出します。

    なお、雇用保険法施行規則第7条では、離職証明書は「雇用保険の資格を喪失した日の翌日から10日以内」に所轄のハローワークへ提出することと定められています。資格喪失日は退職の翌日であるため、離職証明書の提出は「退職日の翌々日から10日以内」に行う必要があります。

    参照:『雇用保険法施行規則』e-Gov法令検索

    退職者が59歳以上の場合

    退職時点で従業員が59歳以上の場合は、本人の希望に関係なく離職証明書を提出します。

    60歳以上64歳までの労働者が「高年齢雇用継続給付」を申請する場合「雇用保険被保険者六十歳到達時等賃金証明書(賃金証明書)」や「離職票−2」などの書類を提出しなければなりません。

    離職証明書は、離職票-2の発行に必要な書類です。高年齢の退職者が「高年齢雇用継続給付」を利用する場合に備えて、離職票の発行準備を整えておきましょう。

    離職証明書を提出しなかった場合の罰則

    離職証明書を提出しないと、さまざまなトラブルを招くリスクがあります。では、離職証明書を提出しなかった場合、企業に対する罰則などはあるのでしょうか。

    届け出をしなかった場合

    離職証明書を期限内に提出しなかったり、退職者からの申請を正当な理由なく拒んだりすると、雇用保険法施行規則第7条の違反となり「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられるため注意しましょう。

    参照:『雇用保険法施行規則』e-Gov法令検索
    参照:『雇用保険法』e-Gov法令検索

    離職票の交付を拒否した場合

    離職票の発行や交付は、雇用保険法第76条3項で定められている企業に課された義務です。退職者から離職票の発行を求められた場合、企業は離職証明書を含めた必要書類を所轄のハローワークへ提出しなければなりません。

    正当な理由なく離職票の請求を拒み、離職証明書の提出を怠った場合は「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます。

    参照:『雇用保険法』e-Gov法令検索

    離職票を発行する際に必要な書類

    離職票の手続きで必要な書類について、さらに掘り下げていきます。

    雇用保険被保険者資格喪失届

    雇用保険被保険者資格喪失届は、被保険者が雇用保険の資格を喪失したことを届け出る書類です。退職などにともない、ハローワークへ提出します。

    雇用保険被保険者資格喪失届には、以下の9つの項目を記載します。

    1. 退職者のマイナンバー
    2. 退職者の被保険者番号
    3. 事業所番号
    4. 資格取得年月日
    5. 被保険者であった最終年月日
    6. 資格喪失の原因(離職・定年退職・死亡など)
    7. 離職票の交付希望の有無
    8. 1週間の所定労働時間
    9. 当該者の退職後の補充採用予定について

    離職証明書

    企業は、離職証明書を作成してハローワークへ提出する必要があります。離職証明書には「退職者の氏名・住所・電話番号」や「賃金支払基礎日数」などさまざまな項目があり、そのほとんどは企業側が記入するものです。

    なかでも「離職理由」や「賃金支払対象期間」「賃金」などの項目は、失業手当の給付期間や金額を決定する重要な項目です。記載内容に誤りがないよう、入念にチェックしましょう。

    離職票を発行する手続きの流れ

    手続きを滞りなく行うために、おおまかな流れをおさえておきましょう。

    1.退職者が雇用保険に入っていたことを確認する

    失業手当を受給するには、雇用保険に加入している必要があります。手続きを始める前に、まずは当該退職者が雇用保険に加入しているかどうかを確認しておきましょう。雇用保険加入の有無は、従業員が「雇用保険被保険者証」と「資格取得確認等通知書」を受け取っているかで判断できます。

    ※企業は「週の労働時間が20時間以上であり、31日以上継続して働く見込みがある労働者」を雇用保険に加入させる義務があります。

    2.会社が退職者に離職票の発行を依頼される

    退職が決まったときなどに、従業員から離職票の発行を依頼されます。ただし、従業員本人も離職票が必要かわかっていない可能性があるため、担当者から希望の有無を確認する方が確実です。

    また、なかには、退職者から依頼されなくても離職票の発行準備を進める企業もあります。ある程度のフォーマットが決まっているところもあれば、担当者に口頭で伝えればよいところもあり、企業によって手続きのフローはさまざまです。

    3.会社がハローワークに離職証明書を提出する

    次に、所轄のハローワークへ必要書類を提出します。

    離職票の発行に必要な書類
    離職証明書雇用保険資格喪失届

    離職証明書は退職日の翌々日から10日以内に提出する必要があるため、期限を過ぎないよう注意しましょう。

    4.ハローワークが会社に離職票を交付する

    申請が受理されると、ハローワークから企業に離職票が送付されてきます。

    離職票は「離職票−1」と「離職票−2」で構成されています。記載内容は以下の通りです。

    離職票−1氏名や振り込み先に指定する口座など、退職者の基本情報
    離職票−2在籍中の賃金や離職理由など(離職証明書を複写したもの)

    5.会社が退職者に離職票を送付する

    最後に、ハローワークから届いた離職票を退職者に送付します。手続きには「離職票−1」「離職票−2」がどちらも必要なので、忘れずに送付しましょう。なお、送付方法は郵送が一般的です。

    通常は、退職日から10日~2週間程度で退職者の手元に届きます。退職者から「いつ頃届きますか?」と問い合わせを受けた場合は、そのように回答するとよいでしょう。

    離職証明書を提出する際の注意点

    離職票の申請のために離職証明書を提出する際は、以下の3点に注意しましょう。

    退職者が署名・捺印をする箇所がある

    離職証明書に記載されている内容は、失業手当の算出に影響を及ぼす情報です。たとえば、退職理由や賃金などが該当します。そのため、離職証明書には署名欄があり、記載内容に誤りがないかどうかについて退職者本人による確認が必要です。

    のちのちのトラブルを避けるためにも、離職証明書の内容は退職者本人に十分にチェックしたうえで署名してもらうようにしましょう。

    離職票交付が遅いと退職者からクレームが来る恐れがある

    失業手当の申請が遅れると退職後の生活に影響を及ぼす可能性があるため、退職者は離職票の交付が遅れることに不安を感じやすいものです。

    企業側の手続きが遅れると、その分離職票の発行も遅れてしまうため、クレームを回避するためにも離職証明書は速やかに提出することを心がけましょう。

    離職理由のズレで揉めることがある

    離職証明書に記載される離職理由は、失業手当の給付期間や支給時期に影響を及ぼします。

    退職後の生活資金確保に大きくかかわる部分なので、行き違いがあると重大なトラブルに発展する恐れもあります。そのほかの記載内容ももちろんですが、離職理由については特に事実確認を徹底し、企業側と退職者の見解の相違をなくすことが大切です。

    離職票の発行期限はなく、何度でも発行可能

    離職票の発行に期限はなく、退職者から申請を受けたタイミングで手続きを行います。一方で、離職証明書には提出期限が設けられているため注意が必要です。

    離職票は、失業手当の申請手続きで提出する必要があります。従業員の退職後の生活設計を左右する、重要な書類です。退職者との間にトラブルを生まないためにも、手続きの流れや期限について事前に把握しておきましょう。

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