One人事
最終更新日:

離職票はどのような書類|企業が発行する方法や注意点も徹底解説

企業は、退職者が出た際、退職者の状況や希望に応じて離職票を発行しなければなりません。発行しない場合は罰則が科せられる場合もあるため、滞りなく手続きを進めましょう。

本記事では、離職票がどのような書類なのかや発行する理由、発行方法などについて詳しく解説します。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

離職票はどのような書類|企業が発行する方法や注意点も徹底解説
目次アイコン 目次

    離職票とは何か

    離職票は、退職者がハローワークで雇用保険の失業給付などの申請に必要な書類です。正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、退職者が離職したことを公的に証明するものです。

    退職者は離職票がなければ失業手当を受給できないため、企業は退職者の希望に応じて一定期間内に交付手続きを行う必要があります。

    離職票の内容

    離職票は、以下の2種類から構成される書類です。

    • 雇用保険被保険者離職票−1
    • 雇用保険被保険者離職票−2

    それぞれの特徴を解説します。

    雇用保険被保険者離職票−1(被保険者資格喪失届)

    「雇用保険被保険者離職票−1(被保険者資格喪失届)」は、退職者の雇用保険の加入資格が喪失したことを証明する書類です。機械で読み取り可能なOCRカード様式であることが特徴です。

    企業が「雇用保険被保険者資格喪失届」を管轄のハローワークに提出し、ハローワークでの確認が終わると「雇用保険被保険者離職票−2(被保険者離職証明書)」とともに発行されます。退職者が雇用保険から外れた場合や失業給付が不要な場合は「雇用保険被保険者離職票−1」ではなく「雇用保険被保険者資格喪失確認通知書」として発行されます。

    具体的な記入例は、厚生労働省のホームページをご確認ください。

    参照:『雇用保険被保険者離職票-1』厚生労働省

    雇用保険被保険者離職票−2(被保険者離職証明書)

    「雇用保険被保険者離職票−2(被保険者離職証明書)は「雇用保険被保険者離職票−1」とともに発行される書類です。3枚綴りで複写式になっており、1枚目は事業主控、2枚目はハローワーク提出用で、3枚目は退職者に渡されます。

    企業は、離職証明書に事業所の情報や退職者が在籍中に受け取った給与、退職理由などを記載して、雇用保険被保険者資格喪失届とともにハローワークへ提出します。

    ハローワークの確認が終わり書類が返送されたら、企業はハローワークから交付された「雇用保険被保険者離職票−1」と「雇用保険被保険者離職票−2」をそろえて速やかに退職者宛に送付しなければなりません。

    具体的な記入例は、厚生労働省のホームページをご確認ください。

    参照:『雇用保険被保険者離職票-2』厚生労働省

    離職票を発行する理由

    企業が離職票を発行する理由は、退職者が失業給付を受けられるようにするためです。

    離職票は、ハローワークが失業保険の受給資格を決定する際の審査などに使われます。失業保険の受給資格は離職理由などによっても変わるため、ハローワークは離職票を使って事実を確認する必要があるのです。

    また、雇用保険法では、企業が退職者から請求された場合には離職票を発行することが義務づけられています。企業が手続きを怠ると、法的な問題を引き起こしてしまうかもしれません。

    離職票を発行しなくてもよいケース

    退職者からの請求があった場合に発行が義務づけられている離職票ですが、発行しなくてもよいケースがあります。具体的には、退職者が59歳未満である場合や、転職先が決まっているなどの理由で退職者から離職票は不要と申し出をされた場合です。

    また、退職者が下記の条件を満たしておらず、雇用保険に加入していない場合は発行できません。

    • 1週間の所定労働時間が20時間以上
    • 雇用見込みが31日以上

    なお、退職者が不要と言った場合でも、後日あらためて離職票を請求されたら、企業は発行しなければなりません。そのため、退職者が希望しなくても離職票を交付することをおすすめします。

    離職票と類似している書類

    離職票と名前や役割が近しい書類として「離職証明書」と「退職証明書」があります。しかし、離職票とは明確に異なる書類なので、混同しないよう気をつけましょう。離職証明書と退職証明書の概要について解説します。

    離職証明書

    離職証明書とは、離職票を発行するために企業がハローワークに提出する書類です。離職証明書の正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」であり、複写式の「雇用保険被保険者離職票−2」のうちの1枚です。

    離職証明書は、退職した従業員が失業手当(雇用保険の基本手当)を受給するための手続きに使われます。「離職票を発行するために必要な書類」と覚えておくとよいでしょう。

    退職証明書

    退職証明書とは、退職者が企業を退職したことを証明する書類です。公的な書類ではなく、離職票の交付が遅れているとき、離職票の代わりとして企業が発行して退職者に交付するものです。企業が独自に作成・交付する書類のため、決まったフォーマットはありません。

    退職証明書の記載例
    使用期間2010年4月~2023年3月
    業務の種類営業職
    その事業における地位営業部事業部長
    賃金600万円/年
    退職の事由自己都合による退職

    労働基準法第22条3項によって、「退職者が希望しない項目は退職証明書に記載してはならない」と定められている点に注意しましょう。また、申請期限は退職後2年間です。

    参考:『労働基準法』e-Gov法令検索

    企業が離職票を発行する方法

    企業が離職票を発行する際の流れは、下記の通りです。

    1. 退職者に離職票の要否を確認する
    2. 退職者の離職日の翌々日から10日以内に離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届を作成し、ハローワークに提出する
    3. ハローワークから離職票を受け取る
    4. 退職者に離職票を送付する

    退職者が離職票を紛失した場合などは、再発行を求められます。ただし、再発行には時間がかかる場合があるため、離職票を大切に保管するよう退職者に伝えておくことも重要です。

    離職票を交付する際の注意点

    離職票を交付する際には、下記の点に気をつけましょう。

    • 離職票の発行には時間がかかる
    • 企業が離職票を発行しない場合は罰則が科されることがある

    一つひとつ解説します。

    離職票の発行には時間がかかる

    離職票を交付する際には、発行に時間がかかる点に注意が必要です。離職票が退職者の手元に届くのは、手続きを終えてから10日~2週間後が目安です。

    ハローワークの有人窓口で書類を提出すれば離職票は即日発行されますが、その場合でも企業から退職者へ送られてくるまでに1~2日はかかります。退職者が離職票の受け取りを急いでいる際には、郵送するのか、退職者に取りに来てもらうのかを決めておくとよいでしょう。

    企業が離職票を発行しない場合は罰則が科されることがある

    退職者からの請求に応じず離職票を発行しないと、罰則が科される可能性があります。雇用保険法第76条3項により、正当な理由がないのに離職票を発行しない場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が規定されています。

    参照:『雇用保険法』e-Gov法令検索

    離職票の発行は滞りなく進めましょう

    本記事では、離職票がどのような書類なのかや発行する理由、発行方法について解説しました。退職者を待たせないよう、スムーズに手続きを進めましょう。

    One人事」は、人事労務をワンストップで支えるクラウドサービスです。

    人材情報の一元化による蓄積で「見える化」を実現し、人材活用を促進します。人事労務情報の集約からペーパーレス化まで、一気通貫でサポートいたします。費用や使い心地が気になる場合、お気軽にご相談いただけますので、まずは当サイトよりお問い合わせください。

    当サイトでは、サービス紹介資料はもちろん、無料のお役立ち資料をダウンロードいただけます。業務効率化のヒントに、こちらもお気軽にお申し込みください。

    One人事」とは?
    人事労務をワンストップで支えるクラウドサービス。分散する人材情報を集約し、転記ミスや最新データの紛失など労務リスクを軽減することで、経営者や担当者が「本来やりたい業務」に集中できるようにサポートいたします。