人事システムの連携方法は？ API・CSVのメリット・デメリットと進め方

人事システムの導入後、次の段階で「人事システム同士の連携がうまくいかず、バラバラでデータがつながらない」という問題に直面する場合があります。勤怠・給与・労務・基幹システムが独立して動いていると、同じような情報を何度も入力・修正しなければなりません。

入社・退職・異動・組織変更が多い企業では、同じ情報を複数システムに反映する手間が増え、更新漏れによってセキュリティ上のトラブルにもつながっています。

本記事では、人事システム連携の意味、主な連携先、API連携・CSV連携・iPaaSの違い、連携を進める手順、システム選定時の確認項目を解説します。

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目次

人事システム連携とは

人事システム連携とは、従業員情報や勤怠データ、給与データ、評価データなどを複数のシステム間で受け渡しできる状態にすることです。

人事システム連携の目的は、転記作業の削減だけではありません。

人事システム連携が容易であるほど、データの正確性の担保、確認工数の削減、給与計算ミスの防止、経営向けレポート作成の効率化につながります。

連携される主なシステム

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人事システムの連携が必要な背景とメリット

クラウド人事システムの利用が広がり、複数システム運用が当たり前となりました。その結果、人事・勤怠・給与・労務のデータが分散しやすくなっています。

近年は、人的資本経営の推進によって、人材データ活用の必要性が高まっており、各システム同士の連携、もしくは分散したデータを横断的に活用できる環境が求められています。

人事システムの連携が必要な背景とメリットを解説します。

オペレーションの効率化

もっとも直接的なメリットは「オペレーションの効率化」です。

人事システム連携が容易であれば、手作業による転記ミスは減らせます。とくに給与は従業員の生活に直結するため、このような単純なエラーすら許されません。

リアルタイムに情報が連携されていれば、更新漏れによるトラブルも防げます。

人事担当者の役割の変化

人事システム連携の効率化によって定型業務から解放された人事担当者は、組織全体をより良くすることに意識を向けられるようになります。

人員配置の最適化、スキルと適性に基づいた人材育成といった戦略的な業務は、人手不足が深刻な時代の競争力を左右する要素になっています。

経営判断の質向上

人事システム連携がスムーズであると、経営判断に必要な情報が、迅速に活用できる環境が整います。

部門別の人件費や残業時間、離職率といった指標をリアルタイムに把握できれば、人員配置の見直しや人件費シミュレーションといった意思決定を、データに基づいてスピーディに行えます。

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人事システムが連携できていない場合に起きる課題

人事システムの連携がうまくいかないと、現場では次のような課題が発生する可能性があります。

人事システムの主な連携方法｜メリット・デメリット

人事システムの連携方法は、大きく分けてCSV連携・API連携・iPaaSの3つがあります。さらに、そもそも複数システムをつなぐ必要をなくす「統合型」という選択肢もあります。

自社の状況やIT環境に応じて、最適な手法を選択することが必要です。」

CSV連携

CSVファイルを出力・加工・取り込みして、Excelファイルなどを利用して、システム間でデータを受け渡す方法です。

導入コストがかからず、既存のシステムをそのまま使いながら始められる点がメリットです。

一方で、手作業が残るため、ファイルの取り違え、更新漏れ、属人化といったリスクが常にあります。シートの中身をシステム用に整えないとエラーが発生し、修正に手間がかかる場合もあります。

入退社や異動が少なく、更新頻度の低い定期的なデータ連携で足りるのであれば、CSV連携で十分な対応が可能です。

API連携

人事システム同士をAPIでつなぎ、データを自動で受け渡す方法です。

自動連携や高頻度でのデータ更新が可能なため、更新頻度が高いデータや、入退社・異動情報の自動反映に向いています。

ただし、API提供元に少なからず依存し、仕様変更やサービス停止、認証方式の変更などに対応するため、情報システム部門と連携しながら、継続的なメンテナンスが必要です。連携の質を細かくチェックしたり、トラブル時の対応ルールを整備したりする工数を完全になくすことはできません。

複数のシステムを個別にAPIでつなぐ場合は、接続先が増えるほど連携の管理が複雑になる可能性があります。接続先が多い場合は、次に紹介するiPaaSも検討される場合があります。

既に複数のSaaSを活用している企業や、外部ツールとの連携を頻繁に行う企業向けの選択肢です。

iPaaS・EAIによる連携

iPaaSやEAIなどの連携ツールを使い、複数の人事システムや基幹システムをまとめてつなぐ方法です。

システムごとに異なるデータ形式を変換したり、複数の連携処理をまとめて管理したりできます。複雑なデータ変換ロジックを構築できるため、企業規模や業界の特性に応じて、システム間の橋渡しが可能とされています。

ただし、導入コストが高く、運用後の保守も専門知識が必要になる傾向があります。

APIに対応していない、既存のレガシーシステムを活かしたい企業向けの選択肢といえます。

統合型の人事システムなら連携課題を解消

データベースを最初から一つにする「統合型の人事システム」を選択するのも一案です。

連携は複数システム間でデータを受け渡すこと、統合は1つのシステムや共通基盤でデータを管理する考え方です。人事・給与・勤怠が最初から1つのデータベースで共有されているシステムを採用することを指します。

同じデータを複数のシステム間で受け渡す必要がないため、データのズレや連携エラーが発生しにくくなります。

CSV連携・API連携・iPaaSは、いずれも複数のシステムをつなぎ続けるための管理コストが発生します。「連携のための管理コスト」が、連携によるメリットを上回るケースも少なくありません。

ただし、統合型への移行には、既存システムからのデータ移行やシステム選定の手間がかかるため、切り替えのタイミングやコストは慎重に見極める必要があります。

複数のシステムを細かく「つなぎ合わせる」のではなく、最初から正しい構造に統一することで、長期的な運用負荷を大きく軽減できます。

自社に最適なタイプの見極め

人事システム連携において「今あるものをつなぐ」のか、それとも「根本から入れ替える」のかという選択が、まず必要になります。

短期的な工数削減だけでなく、将来的な組織変化への対応力も視野に入れた判断が重要です。

人事システム連携で優先したい連携先

人事システム連携を検討する際、すべてのシステムを一度に連携させようとすると、導入期間が長くなり、混乱を招きます。重要なのは「優先順位」です。

効果が期待できる順に段階的に人事システム連携を進めることで、現場の効率化とリスク管理、そして戦略的な人事運営が実現できます。

勤怠管理システムと給与計算システムの連携

人事システム連携の中でもっとも工数削減効果が大きいのが、勤怠と給与です。

勤怠管理システムで集計した労働時間、残業時間、休暇データを給与計算システムにアナログな対応で連携している企業も一定数います。

連携作業が自動化されれば、負担が軽減され、ミスが減ることで、従業員からの問い合わせ対応や訂正といった二次的な業務も不要になります。

人事マスタとID管理の連携

人事システムと ID管理の連携も優先度が高いといえます。とくに大規模企業やSaaSを多く利用している企業では必須です。

退職者のアカウントが社内システムに残ったままだと、情報漏えいや不正利用といった重大なセキュリティリスクが生じるためです。

また、入社時に新規アカウント発行が遅れると、新入社員が必要なシステムにアクセスできず、オンボーディングがスムーズに進みません。

人事労務システムとタレントマネジメントの連携

人事システムと評価・タレントマネジメントシステムの連携も優先度の高い施策です。

人事マスタと、評価・スキル・異動履歴などのデータが分断されていると、誰がどんなスキルや適性を持ち、どんな成長過程をたどってきたかが可視化されません。結果として配置や登用の判断が記憶や勘に頼りがちになります。

後継者を育てるべきタイミングを逃したり、埋もれた人材の強みに気づけなかったりするのは、このような情報の分断が原因です。

人事システム連携によって複数の情報を横断して活用できれば、組織全体のスキル分布や適性を踏まえて、誰をどう育て、どこに配置すべきかを計画的に描けるようになります。将来を見据えた人材育成と戦略的な人事配置が可能になる点が、人事システム連携の本質です。

人事システム連携を進める手順

人事システム連携での混乱を最小限に抑えられるよう、現在の運用とデータの流れを整理したうえで進めます。主な手順は次のとおりです。

1. 現在使っているシステムを洗い出す
2. 各システムで管理しているデータ項目を整理する
3. どのシステムを正とするか決める
4. 連携したい業務に優先順位をつける
5. CSV・API・iPaaS、統合型システムへの切り替えなど自社に適した方法を選ぶ
6. 人事部門と情報システム部門で運用ルールを決める

連携後の混乱を防ぐためには、システム同士をつなぐ前に、データ管理や更新ルール、エラー時の対応方法まで決めておくことが重要です。

人事システム連携を進める際の注意点

人事システム連携を進める際の注意点を紹介します。

• すべての業務を自動化できるとは限らない
• データ項目を統一する
• 現場の業務手順に合った連携方法を選ぶ
• 連携するデータの範囲や頻度を明確にする
• 将来的な連携先や運用の変化も考慮する

例外処理や確認・承認など、人が判断すべき業務は残る場合があると理解しておきましょう。また、リプレイス検討中の場合は、ベンダーへ、連携可能範囲を詳細に相談することをおすすめします。

まとめ｜人事システム連携は、業務負荷とデータ分散の課題から考える

人事システム連携はあくまで手段です。重要なのは、正しいデータに基づいて、人が人に向き合う時間を創ることです。

限られた人的資源で組織の生産性を最大化するには、データに基づいた意思決定が不可欠です。データがバラバラなシステムに散らばったままでは、そうした判断はできません。

各人事システムの連携で済ませるのか、根本的にデータ管理の方法を見直すのか。まずは自社の業務を整理し、どこから進めるべきか検討しましょう。