36協定の最新様式の書き方とは？ 概要や注意点も解説

36協定の概要

36協定とは、労働基準法第36条に基づいて、時間外労働や休日労働を行わせるために必要な協定です。原則として、使用者は労働基準法で定められた法定労働時間（1日8時間・1週40時間）を超えて労働者を働かせることはできません。

しかし、使用者と労働者の間で36協定を結ぶことで、法定労働時間を超えて働かせることが可能です。労働基準監督署長に提出する36協定の書類には、労使間の合意内容を記載します。

36協定届の新様式での変更点

2021年4月より36協定届は、新様式に変更されました。

主な変更点は、従前の36協定届とは異なり、協定届に使用者や従業員の押印・署名が不要になった点です。改正により 協定届は、記名のみで届け出が可能になりました。

ただし、36協定届が労使双方の合意を証明する「協定書」をかねる場合は、改正前と同様に労使双方の署名もしくは記名押印が必要であるため注意しましょう。

さらに、今回の変更にともない特別条項専用の様式が新設され、一般条項と区別されるようになっています。以前までは特別条項の有無にかかわらず、第9号様式1枚で済んでいました。

しかし、特別条項に記載しなければならない内容が増えたため新設されました。特別条項つきの36協定を締結するときは、「一般条項」と「特別条項」の2枚を提出する必要があります。

参照：『36協定届が新しくなります』厚生労働省

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36協定の様式の種類

36協定の届出様式の種類は、以前は特別条項の有無に関係なく、1枚の書類のみでした。しかし、新様式への変更により「特別条項様式」が新設されているため、特別条項を設ける企業は、第9号様式と特別条項様式の2枚組みで提出する必要があります。

一般条項

労使間で36協定を締結することにより、月45時間・年間360時間を上限に時間外労働を命じることが可能です。時間外労働がこの上限時間を超えない場合は、これまでどおり第9号様式の書類のみ提出すれば問題ありません。新様式の36協定届で締結しなければならない事項は以下の通りです。

特別条項

36協定の特別条項の様式は、2021年の様式変更で新設されたフォーマットです。

特別条項つきの36協定は、従業員の月45時間・年間360時間超の時間外労働に必要です。特別条項つき36協定を締結する場合は、第9号様式と特別条項様式の2枚の書類を作成しなければなりません。

一般条項と書き方は同じですが、特別条項は新しくつくられた様式です。限度時間を超える時間外労働に関する事項は、新様式に記載する必要があります。

36協定の一般条項の書き方

労働者に月45時間・年間360時間を上限に時間外労働を命じる場合は、36協定の第9号様式を使用して書類を作成します。2021年4月の変更により追加された項目もあるため、書き方を間違えないよう注意しましょう。

各種番号

36協定届の様式は2020年4月に変更されました。新様式では労働保険番号と法人番号を記載する項目が追加されています。労働保険番号とは、事業所が労働保険に加入した際に労働基準監督署から交付される14桁の番号です。労働保険番号は労災保険に加入すると発行されます。番号は「会員証」や「加入証明書」で確認できます。そして、法人番号は国税庁が法人に対して発行する12桁と1桁をあわせた13桁の番号です。法人番号は、国税庁法人番号公表サイトや法人番号指定通知書で調べられます。

事業場の詳細

36協定は会社単位で締結するのではなく、原則として事業場ごとに締結する必要があります。

複数の事業場がある企業は各事業場ごとに書類を作成して、各事業場ごとに労働基準監督署長に書類を提出する必要があります。多くの支店や営業所、工場などを有する事業者は、電子申請を活用すると手間が省けるでしょう。

協定の有効期間

一度締結した36協定は長期にわたり有効になるわけではありません。その都度有効期間を定めて更新が必要です。協定の有効期間の欄に「◯年◯月◯日より1年間」のように、有効期間を明記しましょう。36協定の有効期間は最長3年です。しかし、多くの場合1年ごとに内容の見直しをすることが推奨されています。

起算日

協定が始まる日付は、36協定届に記入しなければなりません。起算日の決め方は法律で定められていないため、企業で決めることができます。なお、起算日の1年後には36協定の再提出が必要です。そのため、通常は起算日と有効期間を同じ日に設定します。たとえば4月1日までが有効期間の場合、起算日も4月1日になります。

時間外労働をさせる必要のある具体的事由

労働者に時間外労働を命じなければならない事由を、できるだけ具体的に記入します。たとえば、「棚卸しにより業務量が一時的に増えることが予想されるため」などです。「忙しくなる可能性があるため」のように抽象的な理由は避けましょう。

残業や休日労働は、あくまでも臨時的または一時的に発生する例外的な労働です。抽象的な事由を設定すると、時間外労働の恒常化につながる恐れがあります。従業員の健康を守るためにも、臨時的かつ具体的な事由を記入しましょう。

業務の種類

「時間外労働をさせる必要のある具体的事由」に内容を記入します。たとえば、「仕入先の選定や発注、納品の管理を行うため」です。次に、業務の種類を明確にしましょう。たとえば、「購買」「経理」「機械組立」です。

所定労働時間（1日）

会社が定める1日の所定労働時間を「7.5時間」のように記入します。

所定労働時間とは、法定労働時間の範囲内において、会社と労働者との契約で定められた労働時間のことです。なお、所定労働時間の記入は任意のため、書かなくても問題ありません。

法定労働時間を超える時間数

会社が定める「法定労働時間を超える時間数」を記入します。これは、残業できる時間数です。次に、その時間数を1日・1か月・1年ごとに分けて記入します。当該欄の左側に「法定労働時間を超える時間数」を、右側は「所定労働時間を超える時間数」を任意で記入してください。

1日

1日単位の法定労働時間を超える時間数を定めて記入します。右側の項目には、会社が定める「所定労働時間を超える時間数」を記載します。残業ではなく、通常の勤務時間を超える時間です。この項目は、必ず書かなければならないものではなく記載がなくても問題ありません。

1か月

1か月単位の法定労働時間を超える時間数を定めて記入します。通常は45時間、3か月を超える期間を定める1年単位の変形労働時間制で働く労働者については42時間を限度に設定します。所定労働時間を超える時間数の記入は任意です。

1年

1年あたりの法定労働時間を超える時間を定めて記入します。通常は年間360時間以内、3か月を超える期間を定める1年単位の変形労働時間制で働く労働者については、年間320時間以内が上限です。所定労働時間の記載については、1日・1か月と同様に任意です。

休日労働に関する情報

時間外労働を命じる場合と同様に、休日労働を命じる際の具体的事由を記入します。事由は抽象的にならないよう、できるだけ具体的に記入しましょう。そして「休日労働をさせる必要のある具体的な事由」に該当する業務の種類も記入してください。

そのほか、以下の内容について記載します。

なお、「所定休日」の記入は任意です。

チェックボックス

「時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満、かつ2〜6か月平均で月80時間を超えていないこと」について、労使間で確認をしてチェックを入れます。チェックボックスは、労働者と雇用者が合意したことを確認するものです。36協定を有効にするには、チェックを入れる必要があり、チェックがなければ36協定は無効です。

代表者に関する情報

36協定の当事者である過半数労働組合の名称または労働者の過半数従業員代表の職名と氏名を記入します。代表者として過半数従業員代表者を記入する場合は、「投票による選挙」「挙手」などのように選出方法も記入しましょう。また、36協定届が協定書をかねる場合は、従業員代表者の署名または記名・押印も必要です。

36協定新様式の特別条項の書き方

労働者に「月45時間・年360時間」を超える時間外労働を命じる場合は、特別条項つきの36協定を締結しなければなりません。第9号様式に加えて特別条項様式の書類を作成し、2枚組にして労働基準監督署長に提出をします。

起算日

時間外労働の上限時間を計算しはじめる起算日を記入しましょう。通常は1枚目の一般条項に記入した起算日と同じ日を記入します。その1年間においては36協定の有効期間にかかわらず、起算日は同一の日である必要があります。

臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合

臨時的に限度時間を超える労働を命じる必要がある事由を、できるだけ具体的に記入します。「業務上必要になった場合」」などのように抽象的に表現してしまうと、恒常的な長時間労働を招く恐れがあるため認められません。具体的な事由の例として「突発的な製品トラブル対応」「機械トラブルの対応」などのように、臨時的または一時的であることがわかるように記入しましょう。

業務の種類

上述した臨時的に限度時間を超えて労働させる必要のある具体例に該当する、業務の種類をできるだけ詳細に記入します。たとえば「突発的な製品トラブル対応」に対しての業務は「検査」、「機械トラブルの対応」に対しては「機械組立」などです。また、労使間で健康を害する恐れのある業務について協定した場合は、当該業務を他の業務と区別して記入する必要があります。

限度時間を超えて労働させることができる回数

月の時間外労働の限度時間は通常45時間以内、3か月を超える期間を定める1年単位の変形労働時間制で働く労働者であれば42時間以内です。

限度時間を超えて労働を命じられる回数を定めて、1か月単位で記入します。ただし、上限は年に6回まででそれ以上の回数は上限規制の違反となります。違反した場合は罰則が科される恐れがあるので注意しましょう。

延長することができる時間数及び休日労働の時間数（1か月）

時間外労働の限度時間（月45時間または42時間）を延長することができる、1か月あたりの時間数および休日労働の時間数を定めて記入します。なお、延長できるのは時間外労働時間と休日労働時間の合計が、月100時間未満であることが条件です。たとえこの時間数を満たしていても、2〜6か月の平均で月80時間を超えることはできません。

限度時間を超えた労働に係る割増賃金率

限度時間を超えて時間外労働をさせる場合の割増賃金率を定めて記入します。割増賃金率は1か月の時間外労働が60時間以下の場合であれば、25%を上回る率で割増賃金を支払うよう努めることとされています。

なお、月60時間を超えた部分の時間外労働時間については、50％以上を上回る割増賃金率で支払うよう労基法第37条で定められています。これまで猶予措置がとられていた中小企業においても、2023年4月から50%以上に引き上げられました。限度時間を超える労働を命じた場合は、従業員に適正な賃金を支払わなければなりません。

延長することができる時間数（1年）

年に360時間（3か月を超える期間を定める1年単位の変形労働時間制の場合320時間）を超えて労働を命じる場合、1年に延長することができる時間数を定めて記入します。

ただし、時間数に休日労働の時間は含まれませんので、時間外労働時間だけで年720時間以内になるよう設定しましょう。

なお、当該欄の右にある「所定労働時間を超える時間数」の記入は任意のため、記入しなくても問題ありません。

限度時間を超えて労働させる場合における手続き

限度時間を超えて労働させる際に、会社がとるべき手続き方法を定めて記入します。たとえば「従業員代表に事前に申し入れる」など、なるべく具体的に記入してください。手続きの方法に法的な決まりはありませんので、会社ごとに検討して設定しましょう。

限度時間を超えて労働させる従業員に対する健康及び福祉を確保するための措置

限度時間を超えて従業員を労働させる場合は、特別条項様式の裏面に記載してある記載心得1（9）にあるいずれかの健康福祉確保措置を講じなければなりません。当該番号を記入し、その措置内容をできるだけ具体的に記入しましょう。

様式裏面の1（9）に記載の措置

上述した特別条項裏面に記載してある、記載心得1（9）の措置内容は以下の通りです。

参照：『３６協定届の記載例（特別条項）』厚生労働省

チェックボックス

一般条項と同じく、労使間で合意を確認するためにチェックボックスが設けられています。「時間外労働と休日労働を合計して月100時間未満、2〜6か月平均で月80時間を超えないこと」について労使で確認後、必ずチェックを入れてください。チェックを入れ忘れると36協定は有効になりませんので、忘れないよう注意しましょう。

36協定における注意点

2019年4月（中小企業では2020年4月）より、時間外労働の上限規制に違反した企業には罰則が科されるようになりました。たとえ労使間で特別条項を締結していても、使用者は労働者の安全と健康に配慮しなければなりません。

違反した場合は罰則がある

労使間で46協定を締結しているにもかかわらず、上限規制を遵守せずに時間外労働をさせた場合、「6か月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金」が科せられる恐れがあります。先にも述べたように一部の事業を除いた大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月より罰則つきの上限規制が法律に加わりました。また、上限規制を大幅に超えるような悪質な違反ケースについては、厚生労働省が企業名を公表することがあります。企業のイメージを損なう可能性があるため、十分注意してください。

参照：『労働基準関係法令違反に係る公表事案』東京労働局

従業員の健康状態を保つ義務を果たす

たとえ36協定の範囲内で労働を命じていても、事業者は労働契約法第5条に定められた「安全配慮義務」を負うことに変わりありません。残業や休日労働などで労働時間が一定を超えている従業員に対しては、特別休暇を付与したり健康診断を実施したりなど健康状態を保てるよう配慮する必要があります。長時間労働で疲労が溜まるとケガの発生率が高くなると同時に、健康被害や過労死のリスクが高まることを常に留意しておきましょう。

まとめ

2021年4月より、36協定届が新様式に変更になりました。従来の様式と大きく変わった点は、使用者や従業員の押印・署名が不要になったこと、新たに特別条項専用のフォーマットが新設されたことです。

以前までは特別条項の有無にかかわらず1枚で申請が済んでいましたが、変更以降は特別条項を設ける場合「第9号様式＋特別条項」の2枚組で提出しなければなりません。記入しなければならない項目やチェックボックスが追加されたため、最新の様式の書き方を確認して記入漏れやミスのないよう注意しましょう。

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