クラウド勤怠管理とは？ 効率化を実現する5つのメリットと導入のコツ
働き方が多様化するなかで、紙やエクセルでの勤怠管理に限界を感じていませんか。
- 打刻ミスの修正に追われる
- 集計作業に時間がかかる
そんな課題を抱える企業で、採用されているのがクラウド勤怠管理システムです。各社から多様なサービスが登場し、導入を検討する企業も増えてきました。そもそもクラウド勤怠管理がどのようなものか、イメージがつかめない方もいるのではないしょうか。
本記事では、クラウド勤怠管理の基本から、導入によって得られる5つのメリット、さらに現場でうまく使いこなすコツまでわかりやすく解説します。
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目次
目次クラウド勤怠管理とは何か
クラウド勤怠管理とは、インターネット上のクラウドサーバーを利用して出退勤や休憩を管理するサービスです。従業員の打刻情報や出勤日数、総労働時間などの勤怠データを、クラウド上で一元管理します。
一般的に「勤怠をクラウド化する」と表現した場合、クラウド勤怠管理システムを導入することを指します。
多様な働き方に対応し、業務効率を高めるための選択肢の一つとして、近年採用する企業が増えてきました。
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クラウドを使わない勤怠管理の方法
クラウドを使わない勤怠管理の方法には、主に次の2つがあります。
| オンプレミス型の勤怠管理システム | アナログな勤怠管理 | |
|---|---|---|
| 特徴・種類 | ・自社でサーバーやシステムを保有/管理 ・自社のリソースで勤怠管理システムを構築 ・外部サービスは使わない | ・手書きの出勤簿 ・タイムカード |
| メリット | ・安全性やカスタマイズ性が高い ・ランニングコストは比較的安定しやすい | ・導入コストが低い ・シンプルで操作を覚えやすい |
| デメリット | ・詳しい運用専任者が必要 ・保守／運用を自社で行う手間 ・サーバーやネットワーク機器調達コストが高額になりやすい | ・記録や集計が手作業 ・担当者の負担が大きい ・ミスが起こりやすい ・リモートワークやフレックスタイム制への対応が困難 |
クラウド勤怠管理は、以上の課題を解消できる選択肢の一つです。たとえば、紙の記録では難しいリモートワークやフレックスタイム制も、クラウドなら柔軟に対応できます。
クラウドサービスの普及率
勤怠管理のクラウド化は、一部の先進企業だけの取り組みではありません。実際に、クラウドサービスの利用は着実に進んでいます。
総務省の『令和5年通信利用動向調査報告書（企業編）』によると、クラウドサービスを全社的に利用している企業は50.6％、一部導入を含めると約8割にものぼります。
なかでも「給与・財務会計・人事」などの業務系クラウドサービスを導入している企業は48.4％です。勤怠管理も業務系クラウドサービスに含まれると考えられ、今後ますます普及が加速していくと見られています。
クラウド化が当たり前になりつつある今、効率的でストレスの少ない勤怠管理を目指すなら、クラウド勤怠管理の検討も避けて通れないテーマといえるでしょう。
クラウド勤怠管理の主な機能
クラウド勤怠管理システムには、便利な機能が数多く搭載されています。代表的な機能は以下の6つです。
| 機能 | |
|---|---|
| 出退勤打刻 | 出勤・退勤の時間をさまざまな方法で記録 |
| シフト管理 | シフトの作成・通知・変更 |
| 労働時間・残業時間の自動集計／給与への連携 | 打刻データから自動で労働時間を集計 |
| 休暇・残業管理 | 各種申請・承認をオンラインで完結 |
| 長時間労働・打刻忘れ通知 | 異常な勤務状況にアラート通知で対応 |
| 勤怠データの分析・可視化 | 勤怠状況をグラフやレポートで把握 |
各種機能を活用することで、従業員・管理者双方の業務負担を軽減し、勤怠管理の精度と効率を高められます。それぞれの詳細を確認してみましょう。
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出退勤打刻
従業員が出退勤時刻を打刻するための機能です。
クラウド勤怠管理では、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使ったオンライン打刻が可能です。システムによってはGPSやICカード、顔認証や認証指紋などを用いた多様な打刻方法に対応している場合もあります。
シフト管理
従業員のシフトを管理するための機能です。シフトの作成や変更、従業員への通知を手軽に行えます。シフトパターンや希望シフトの登録機能が搭載されているサービスもあります。
労働時間・残業時間の自動集計／給与への連携
従業員の打刻情報から、労働時間や残業時間を自動的に集計する機能です。給与計算ソフトとの連携が可能なタイプなら、勤怠データの入力にかかる手間を削減し、勤怠締めを自動化できます。
▼労働時間の管理方法に不安があるなら、以下の資料もご活用ください。
休暇・残業管理
有給休暇、振替休日、欠勤などの申請・承認をオンライン上で完結させられる機能です。有給休暇の残日数を自動計算し、法律で定められた取得日数を消化できていない従業員に対してアラートが表示されるサービスもあります。
長時間労働・打刻もれ通知
長時間労働が発生したときや、法定労働時間を超える勤務が想定される場合に、管理者や従業員にアラートを通知する機能です。打刻忘れが発生した場合も、従業員にリマインド通知を送ることができます。
勤怠データの分析・可視化
従業員の勤務状況や勤怠データを確認できる機能です。勤怠状況がダッシュボードでリアルタイムに可視化され、グラフやレポートなどで勤怠データをわかりやすく把握できます。長時間労働や未消化休暇などの傾向分析もでき、労働環境の改善や業務効率化に役立てられます。
勤怠をはじめ、人事労務にかかわる情報を一元管理しておくと業務が集約され、さまざまな改善にもお役立ていただけます。業務領域ごとにシステムを分けているとリスクもあるため、勤怠のクラウド化とあわせて将来的には一元管理がおすすめです。
クラウド勤怠管理の5つのメリット
クラウド勤怠管理システムを実際に導入した場合、どんな変化が期待できるのでしょうか。代表的な5つのメリットを紹介します。
- 従業員と管理者がラクになる
- 勤怠実績をリアルタイムに確認できる
- 労務トラブル防止につながる
- 働き手の多様化に無理なく対応できる
- 勤怠から給与までシームレスな連携が進む
クラウド勤怠管理によって、業務効率化だけでなく、労務トラブルの種に対処できる体制を整備できます。5つのメリットを具体的に確認してみましょう。
従業員と管理者がラクになる
クラウド勤怠管理システムを導入すると、従業員も管理者も「勤怠にかける手間」を減らせます。
たとえば、従業員はスマートフォンやPCから簡単に出退勤を打刻でき、有給の申請もオンラインで完結します。紙の申請書を出す必要はありません。
管理者も、毎月発生する集計作業や申請確認の負担から解放されます。手作業による入力ミスや、申請漏れのチェック作業に追われることもなくなるでしょう。
従来の紙の出勤簿やExcelによる管理と比べて、作業量もストレスも減ると考えられます。
業務を効率化したいが、人手が足りないという現場ほど、勤怠のクラウド化のメリットを感じられるはずです。
勤怠実績をリアルタイムに確認できる
クラウド勤怠管理の大きなメリットは、勤怠データがリアルタイムに反映・確認できることです。
管理者は、各拠点・部門をまたいだ従業員の勤務状況を、いつでも一覧で把握が可能です。
従業員も自身の勤務時間や残業時間、有給残日数を見たいときに確認できるため、人事部への問い合わせを減らせます。勤怠情報の見える化が進むことで、勤怠管理の透明性が高まるでしょう。
労務トラブル防止につながる
クラウド勤怠管理の活用で、法定労働時間の超過や未払い残業など、労務リスクを未然に防げます。
システムが自動で労働時間を計算し、長時間労働が発生しそうなときには、アラート通知を出してくれる機能もあります。アナログな管理と比べて、申告や計算ミスといったヒューマンエラーも避けられるでしょう。
過重労働や未払い残業を放置してしまうと、健康被害や労基署からの是正指導といった事態にもつながりかねません。クラウド勤怠は、長時間労働が続く従業員を早期に見つけ、リスクを最小限に抑える対策としても機能します。
働き手の多様化に無理なく対応できる
クラウド勤怠管理システムは、多様な勤務形態にも柔軟に対応が可能です。
近年はリモートワークやフレックスタイム制、時短勤務など従業員の働き方が大きく変化しています。
クラウド勤怠管理システムを活用すれば、紙のタイムカードとは異なり、働く場所を選びません。営業職が外出先で打刻したり、リモートワーク中に出勤・退勤記録を入力したりするのも簡単です。モバイル打刻やGPS連携、勤務パターンのカスタマイズなどを通じて、「時間や場所に縛られない勤怠管理」を実現できます。
また、法改正や就労ルールの変更があっても、システム側の更新で対応できるケースもあるため安心です。
勤怠から給与までシームレスな連携が進む
クラウド勤怠管理システムのなかには、給与計算ソフトと連携できるサービスもあります。打刻された勤怠データが、そのまま給与計算ソフトに連携されることで、転記や手入力の作業が不要になります。
従業員の信用にもかかわる給与計算ミスを防止し、締め処理のスピードアップといった効果が期待できます。
また、データを一元管理できるため、給与計算にかかわる業務全体の効率化が進み、正確で迅速な給与処理を実現可能です。
勤怠と給与が一元管理されると、管理部門の負担が軽くなり、締め処理の忙しさからも解放されるでしょう。
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クラウド勤怠管理を導入するコツ・注意点
クラウド勤怠管理をいざ導入するとなると、「本当に使いこなせるのか」「従業員に受け入れてもらえるのか」と不安が浮かびますよね。せっかく導入しても、現場になじまず形骸化してしまえば意味がありません。
円滑な導入と定着を実現するために、おさえておきたいポイントを3つ紹介します。
実現したいことを絞る
クラウド勤怠システムは、どれも同じように見えて、選ぶ側は迷ってしまうでしょう。機能が豊富で「あれもこれもほしい」と欲張ると、本来の目的を見失い、課題解決になりません。
まずは何を改善し、どの業務をラクにしたいのかを明確にしましょう。
- 申請フローをオンライン化したい
- 給与ソフトと連携したい
以上のように、達成したいゴールを言葉にしてから必要な機能を絞ると、無駄なコストも防げます。
機能以外にも「使いやすさ」「セキュリティ」「サポート体制」など、現場が実際に使いこなせるかどうかという観点で比較することが重要です。
従業員目線でのメリットを伝える
クラウド勤怠管理を導入するには、従業員の理解と協力が不可欠です。管理者だけでなく、従業員にも、よい変化があることを伝えましょう。
- 打刻が簡単になる
- 申請・承認のタイムロスがなくなる
必要なシーンと具体的なメリットを伝えることが大切です。従業員の理解が得られると、新しいやり方にもなじみやすく、抵抗感が減らせます。
従業員向けの導入説明会の開催や、マニュアルの配布などのひと手間が、現場の混乱を防ぎます。
運用ルールを整理する
新しいクラウド勤怠システムを導入する際は、運用ルールを策定することが大切です。どんなに便利なシステムでも、運用ルールがあいまいだと現場は混乱します。
また、労働時間の丸め処理など、検討過程で法律に抵触するようなルールが発見されたら、 導入を機に見直しましょう。
まずは試験運用をして、現場のフィードバックをもとに、新たなルールを策定するのがおすすめです。無料トライアルを提供している場合は、積極的に活用し、自社に適したやり方で導入を進めましょう。
クラウド勤怠管理で従業員も管理者も効率化を実現へ
クラウド勤怠システムは、従業員と管理者の業務負担を減らすツールです。
管理者は記録・集計の自動化により、勤怠管理の精度向上や給与計算・労務トラブル対応の負担軽減が期待できます。導入時は目的を明確にし、従業員にとってのメリットも伝えることが大切です。運用開始後も改善を重ね、最大限活用しましょう。
クラウド勤怠システムは業務の効率化にとどまらず、職場環境の改善につながる選択肢として、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
クラウド勤怠管理｜One人事[勤怠]
One人事[勤怠]は、勤怠管理の効率化を支援するクラウド型勤怠管理システムです。
One人事[給与]と連携すれば、給与計算に自動で紐づけられるため、より速くより正確に業務を進められます。
One人事[勤怠]の初期費用や操作性については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門のスタッフが貴社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。
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