給与計算の流れとは｜基本の4ステップと各フローにおける計算のやり方を解説

給与計算の流れ【基本の4ステップ】

給与計算は、基本的に以下の4つのステップで進めます。

1. 勤怠情報の取りまとめ
2. 総支給額の計算
3. 控除額の計算
4. 振込支給額の確定

給与計算の流れである4ステップの概要を紹介します。

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1．勤怠情報の取りまとめ

給与計算の流れを進める第一歩は、従業員の勤怠情報を正確に把握することです。出勤簿やタイムカードを集計しましょう。出勤日数や労働時間、欠勤、遅刻早退の有無、残業時間、休暇取得状況など、給与計算に必要な情報を集計します。

2．総支給額の計算

次に従業員に支払われる給与総額を計算します。基本給のほか、各種手当などが該当します。基本給や役職手当、通勤手当など基本的に毎月の変動がないものと、残業手当など月ごとに変わるものがあるので、注意しましょう。

3．控除額の計算

総支給額の計算を終えたあとは控除額の合計を計算します。控除するものには、社会保険料や税金、そのほかの控除があり、それぞれ算出して、合計を出しましょう。

本記事では、控除の種類を3つ（社会保険料・税金・そのほかの控除）に分けて解説します。

4．振込支給額の確定

最後に、総支給額から控除額の合計金額を差し引き、実際に従業員に振り込む支給額（差引支給額）を算出するという流れです。

給与計算の流れ（1）勤怠情報の取りまとめ

給与計算を始める前に、まずは従業員の勤怠情報を取りまとめましょう。

勤怠情報は、一般的にタイムカードや出勤簿、勤怠管理ツールなどで記録されています。給与計算の基礎となる勤怠情報は正確に把握しなければなりません。勤怠情報の各項目を漏れなく集計しましょう。

万一、勤怠情報に不備や不明点がある場合は、従業員本人または上長に確認します。取りまとめる勤怠情報は以下の通りです。

• 所定労働日数と実労働日数
• 労働時間と残業時間
• 休暇日数
• 遅刻・早退時間
• 休日出勤の日数、時間

それぞれの内容を解説します。

所定労働日数と実労働日数

所定労働日数とは、企業が従業員に課した給与計算期間中の労働義務のある日数を指します。週休2日制では、月22日前後が一般的です。

一方、実労働日数は実際に勤務した日数です。給与計算期間に出勤すべき日数が何日あったのか、実際に何日勤務したのかを一人ひとり集計します。万一、所定労働日数と実労働日数に差があるのなら、欠勤または休日出勤の日があるはずです。

労働時間と残業時間

従業員の1日の労働時間と残業時間を把握します。

労働時間は、就業規則で定められた所定労働時間（例：9〜18時）と実際の出勤・退勤時刻から算出します。所定時間を超えた分が残業時間です。

法定労働時間を超えた残業時間に対しては、割増賃金を支払わなければならないため、正確な集計が不可欠です。

残業には普通残業時間のほか、22:00〜翌5:00までの残業に適用される深夜残業時間もあるため、分けて記録しましょう。

休暇日数

有給休暇や慶弔休暇など、従業員が取得した各種の休暇日数を把握します。

法定の休暇日数や企業が独自に定める休暇規定に基づいて確認しましょう。休暇取得による給与の調整を適切に行えるよう、休暇日数を正しく把握することが重要です。

有給休暇を取得した従業員がいる場合は、その日数を正確に把握しましょう。給与支給額に影響するため、注意が必要です。

遅刻・早退時間

遅刻時間は、所定の出勤時刻から実際の出勤時刻までの差分、早退時間は、所定の退勤時刻から実際の退勤時刻までの差分です。遅刻や早退により従業員からの労働の提供がなかった時間は、給与から控除される対象です。

休日出勤の日数、時間

所定休日（週休日や祝日）に出勤した場合の日数と時間数も確認します。休日出勤は通常の労働時間に対して割増賃金が支払われます。

休日出勤には、法律で定められた週1回の休日に出勤する「法定休日出勤」と、会社で規定している休日に出勤する「所定休日出勤」の2種類があります。

企業によって、所定休日出勤にも割増賃金を支払う場合があるため、計算の際には注意が必要です。

給与計算の流れ（2）総支給額の計算

勤怠情報を取りまとめたら、次は従業員一人ひとりの総支給額を計算します。総支給額の内訳には、毎月変わらないものと、毎月の勤務状況によって変わるものがあります。

内訳は以下の通りです。

• 基本給
• 時間外労働手当（残業代）
• 各種手当

それぞれについて解説します。

基本給

まずは、職位や職責、経験年数などに応じて決められる給与の基礎となる基本給です。基本給は昇給や減給がない限り毎月同じ金額です。

時間外労働手当（残業代）

所定の労働時間を超えた分について、割増賃金を計算して加算します。残業手当の計算方法は以下の通りです。

残業の種類によって割増率は異なります。なお、法律で定められた最低割増率以上で計算しなければなりません。複数の条件にあてはまる場合は両方の割合を合算します。残業の種類に応じた割増率は以下の通りです。

月給制における「1時間あたりの賃金」は、以下の式で求めます。

※時間外労働手当の計算から除外できる手当は、家族手当や通勤手当、別居手当、子女教育手当、住宅手当、臨時に支払われる賃金、1か月を超える期間ごとに支払われる賃金の7つです。

ただし、手当は実質的な内容で判断されます。これらの7種類の手当も、社内規程により一律で支給し、個人の事情によって変動しない場合は、割増賃金の基礎となる賃金に含みます。

参照：『割増賃金の基礎となる賃金は？』厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

時間外労働手当の計算例

以下の例をもとに時間外労働手当の計算例を紹介します。（最低割増率で計算）

まずは、1か月あたりの平均所定労働時間を計算します。

次に、1時間あたりの賃金を算出します。

最後に、時間外労働手当を算出します。手当が複数ある場合は、合算しましょう。

参考：『割増賃金の計算方法』川崎北労働基準監督署

各種手当

基本給に加えて加算される各種手当の金額を計算します。手当の種類や金額、支給の有無は従業員一人ひとり異なります。それぞれどの手当の支給対象なのか、支給額はいくらなのかを正確に記録しましょう。

手当の種類は組織ごとに設定されており、一般的なものには以下の手当があります。

• 役職手当
• 通勤手当
• 資格手当
• 住宅手当
• 家族手当　など

給与計算の流れ（3-1）社会保険料控除額の計算

続いて控除の対象となる項目の計算について解説します。控除対象の一つである社会保険料は「健康保険料」「介護保険料」「厚生年金保険料」「雇用保険料の」4つがあります。

健康保険料

健康保険は、被保険者が病気やケガをした際の医療費を保障する制度です。健康保険料は、被保険者の標準報酬月額に応じた一定の割合で計算され、企業と従業員が折半で負担します。

標準報酬月額とは、従業員の4月から6月までの3か月間の平均給与額をもとに、健康保険の50等級の区分表にあてはめて算出された金額です。なお、協会けんぽの健康保険料率は都道府県ごとに異なります。

介護保険料

介護保険は、要介護状態となった際に必要な介護サービスを提供する制度です。40歳以上の従業員は介護保険への加入と介護保険料の納付が義務づけられています。

介護保険料は、被保険者の標準報酬月額に応じた割合で計算され、企業と従業員が折半して負担します。

厚生年金保険料

厚生年金保険料は将来受給する年金の財源です。被保険者の標準報酬月額に年金保険料率を乗じて計算され、企業と従業員が折半で負担します。平成29年9月以降、​​厚生年金保険料率は18.3％に設定されています。

参考：『都道府県毎の厚生年金保険料額表』日本年金機構

雇用保険料

雇用保険は、失業した際の生活保障や就職支援などを行う制度です。雇用保険料は、従業員の毎月の給与支給額に一定の料率を乗じて算出され、企業と従業員それぞれが負担し、企業がより多く負担します。

給与計算の流れ（3-2）税金控除額の計算

控除項目の中には、税金もあります。給与から差し引かれる税金は「源泉所得税」「住民税」の2種類です。

源泉所得税

給与からは、所得税と復興特別所得税が源泉徴収されます。税額は、「給与所得者の源泉徴収税額表」にもとづいて決定されます。令和2年1月以後、税額は改正されていませんが、確認しておきましょう。

参考：『令和6年分　源泉徴収税額表』国税庁

住民税

住民税は、その年の1月1日時点に従業員が居住していた市区町村に納める税金です。前年の所得に基づいて算出され、年間の納税額を12分割して給与から控除します。

住民税は、毎年5〜6月に市区町村から送られる通知に記載された納付額を控除する仕組みのため、企業側が計算する必要はありません。

給与計算の流れ（3-3）その他の控除の計算

社会保険料や税金のほかにも控除対象となる項目があり、代表的なのが、勤怠情報と連動した「欠勤控除」です。そのほかにも、各組織それぞれで就業規則に控除項目が定められている場合があります。

欠勤控除

従業員の実労働日数が所定労働日数を満たさず、有給休暇を使用していない場合は欠勤として扱います。欠勤控除は賃金規定で定めた計算方法で算出し、一般的には以下の通り計算します。

計算式に含まれる「月給」については、企業によって定義が異なります。基本給だけを月給とする組織もあれば、一部手当を含めた金額を月給とする組織もあるでしょう。各組織で定めた賃金規定に沿って計算します。

その他

その他の控除項目の例を紹介します。

• 労働組合費
• 団体生命保険料
• 退職金積立金
• 財形貯蓄
• 確定拠出年金
• 制服代　など

上記の控除項目はあくまでも一例です。自社の就業規則で定められている控除項目があれば、その金額を算出しましょう。

給与計算の流れ（4）振込支給額（従業員の手取り）の計算

ここまでの4ステップを踏まえ、従業員の銀行口座に実際に振り込む金額（差引支給額／従業員の手取り額）を計算しましょう。

総支給額が40万円、控除合計が7万2,000円の従業員の振込支給額を例にとって、計算してみましょう。

給与計算フローにおける注意点

給与計算は従業員一人ひとりに応じて行う必要があり手間がかかります。しかし、決してミスが許されない業務でもあります。以下の注意点を意識し、正確に計算を行いましょう。

• 賃金台帳に記録する
• 個人情報を適切に扱う
• 保険料改定やルール更新をチェックする
• 計算や転記ミスを防ぐ

賃金台帳に記録する

給与計算の記録は、賃金台帳に保存することが法律で義務づけられています。支給額や控除額の内訳、計算根拠などを明確に残しておくことが重要です。賃金台帳は、従業員の権利を保護し、労務管理の証拠となるため正確に記録しておかなければなりません。

労働基準法の第109条には、企業は賃金台帳を5年間保管しておく義務が記載されています。（ただし経過措置として、当分の間は3年）

参考：『改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ』厚生労働省労働基準局（令和2年4月1日）

個人情報を適切に扱う

給与は個人情報の一つです。給与計算を行う際は、情報漏えいのリスクに十分注意しましょう。特に給与明細には、従業員の銀行口座番号など、重要な個人情報が含まれます。

情報漏えいを防ぐため、関係者以外への情報提供を制限したり、保管場所の管理を徹底したりと、セキュリティ対策を講じる必要があります。万が一、情報が漏れてしまった場合は、懲役や罰金の対象になる可能性もあるため、細心の注意を払いましょう。

保険料改定やルール更新をチェックする

ミスなく給与計算を行うためには、社会保険料率や所得税法、労働基準法などの改正情報を常に注視する必要があります。特に社会保険料率や最低賃金などは頻繁に改定があります。

給与計算にかかわる制度変更に迅速に対応できるように、最新情報を確認しておかなければなりません。法改正の対応に遅れると、適切な控除額の算出ができず、従業員にも影響を及ぼします。

計算や転記ミスを防ぐ

給与計算には膨大な数値を扱う必要があり、ミスが生じやすい業務といえます。

計算過程や転記における誤入力を防ぐため、複数人による確認作業や給与計算ソフトの活用など、ミス防止策を講じる必要があります。ミスが生じると、従業員への過不足払いや違法な扱いにつながるリスクがあるため、正確性を高めることが重要です。

もし、ミスによって残業代未払いなどが発生すると、労働基準法違反にあたり、罰則の対象になる可能性もあります。

給与計算を効率よく進めるためのポイント

より効率的に給与計算を進めるには、給与計算業務におけるポイントをおさえましょう。給与計算業務の効率化に役立つ2つの方法を紹介します。

• 月間・年間スケジュールを組む
• 従業員情報、勤怠情報を一元管理する

月間・年間スケジュールを組む

給与計算は基本的に毎月のルーティンに沿って行います。また、年間を通しても毎年同じようなスケジュールで業務を進めるため、月間・年間スケジュールを組んでおくと対応漏れの防止につながるでしょう。

従業員情報、勤怠情報を一元管理する

給与計算を効率的に進めるには、雇用形態や給与形態などの従業員情報、勤怠情報の一元管理も大切です。

正社員や契約社員、パートタイマーなど、従業員の雇用形態に応じて給与計算の方法が異なる場合、それぞれの条件を確認しておく必要があります。月給制や時給制、出来高給制といった給与形態の違いにも注意しなければなりません。

また、出勤日数や労働時間、休暇取得状況などの勤怠データを一括管理すると、抜け漏れのない給与計算の実施につながるでしょう。

給与計算の流れをスムーズに進めるには？

企業にとって従業員への給与支払いは重要な業務ですが、給与計算は複雑でミスが生じやすいため細心の注意が必要です。本記事で紹介した4つのステップに沿って慎重に業務を遂行しましょう。

また、ミスを防ぐためには、法改正に関する情報収集や従業員情報の一元管理などに留意することも大切です。月間と年間のスケジュール管理や、給与情報と勤怠情報の連携など、効率的な体制もポイントです。

特に給与と勤怠の連携は、給与計算の精度を高め、作業の効率化につながります。給与と勤怠を1つのデータベースで管理できるシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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