退勤の意味とは？ 退社との違いや例文と退勤時間を管理する方法を解説
退勤とは、その日の業務を終えて、勤務状態から離れることです。ビジネスでは当たり前のように用いられますが、退社・終業といった混同されやすい言葉もあるので、じつは誤った使い方をしている人も少なくありません。また労務管理上、「どこまでが労働時間なのか？」と悩むこともあるでしょう。
本記事では、退勤の意味と退社との違い、正しい管理方法について詳しく解説しています。 さらに、退勤時間の管理で注意したい労務リスクや上の注意点も紹介しているので、人事・労務管理に携わる方はぜひ参考にしてください。
▼基本的な労務管理のルールや注意点は以下の記事でもご確認いただけます。
労務管理とは？目的や仕事内容、人事管理との違いを簡単に解説
目次退勤の意味とは？
退勤とは、1日の仕事を終えて勤務状態から離れ、会社や職場を出ることです。その場から離れることを意味する「退」と、仕事をすることを意味する「勤」を組み合わせた熟語です。
| 退 | ＝去る、しりぞく、遠ざける |
| 勤 | ＝勤務する、服務に従事する、勤める |
退勤は仕事をするために会社に行く「出勤」と反対の意味を持ちます。
退勤を使った例文
「退勤」という言葉は、具体的にどのような使い方をするのでしょうか。ビジネスシーンで聞き慣れた例文をいくつか紹介します。
- 今日は会食の予定があるので、残業せず定時に退勤しよう
- 一昨日の退勤時間は18時、昨日の退勤時間は19時だった
- （取引先に対して）村井は体調不良のため、本日はすでに退勤しております
- 勤怠管理システムの退勤ボタンを押しましょう
一部の例文は「退社」や「終業」と置き換えても問題ないように思われるかもしれません。次からは言葉の違いを詳しく整理していきます。
退勤と退社、退職、終業との意味の違い
「退勤」は勤務を終えたことを示す言葉です。終業や退社、退職とどのような意味の違いがあるのでしょうか。
仕事を離れるという意味ではいずれも共通していますが、厳密には使う場面やその場から離れる対象に違いがあります。
退社
退社とは、業務を終えて会社から出ることです。
退社が仕事を終えて「建物の外に出る」ことを意味するのに対し、退勤には社内外関係なく業務を終える意味で使う点に違いがあります。
たとえば、取引先でその日の業務を終えてそのまま帰途につく場合は、「退社」ではなく「退勤」です。厳密には自分の勤め先がある建物から離れたタイミングではないからです。
ただし「寿退社」のように、結婚を機に辞める意味で使われることもあるので、少しまぎらわしく感じられるかもしれません。「退社」を単独で使う場合は誤解を招かないよう注意が必要です。
| 例文 | |
|---|---|
| 田原は本日は16時に退社いたしました | ＝今日は会社を出ました |
| 村井は昨年末に退社しております | ＝会社を辞めました（退職と同義） |
退社は前後の文脈から「会社がある建物を出る」と「会社を辞める」、どちらの意味で使っているのか違いを明確にしましょう。
退職
退職とは、会社を辞めることです。
「退勤」とは仕事を終えて帰ることを意味しますが、退職は今まで勤めていた職を辞することを強調します。
退職は「退社」よりもさらに「会社を辞めた」という意図が明確に伝わりやすい言葉といえます。
従業員が辞める（た）場合は、基本的に「退職する（した）」と表現するほうが無難です。
退勤と退職の意味の違いを理解し、正しく表現しましょう。
退職前に人事労務担当者が対応したいことは以下よりご確認ください。
終業
終業とは、1日の業務を終えることです。
「退勤」とよく似ていますが、意味の違いを分けるポイントは「終業」時間という言葉です。終業時間は、就業規則における定時を指す場合が多くあります。
一方で「退勤時間」は、時間外労働も含めて「実際に業務を終えた時間」を意味する傾向にあるようです。
| 例 | |
|---|---|
| 終業時間 | ＝会社が決めた「定時」 |
| 退勤時間 | ＝実際に仕事を終えた時間（残業含む） |
たとえば、会社の定時が18時なら、今日の業務は18時終業予定といえます。 ただし、実際には業務の都合で残業をすることもありますよね。その場合、退勤は終業より遅くなります。
退勤の重要性とは？ 労務管理における退勤時間の管理
退勤時間は、従業員の労働時間を正確に把握するうえで大切な要素です。
労働基準法では、労働者の労働時間についてさまざまな取り決めが定められています。
すべて労働者の生活や健康を守るためのものであり、企業は従業員の労働時間を正確に管理する義務があります。
つまり出勤時間と退勤時間を正確に把握することは、労務管理の基本です。
とくに出退勤時間は、実際の労働時間や残業の有無を判断するうえで重要な情報となるため、適切な記録と管理をしなければなりません。
出勤と退勤の管理方法
従業員の出退勤時間を管理する方法としては、主に次の4パターンがあります。
- 手書き
- タイムカード
- エクセル
- 勤怠管理システム
それぞれの方法について、以下で詳しく解説します。
手書き
紙の出勤簿に、手書きで出退勤時間を記入する方法です。日付が記載されたフォーマットを使用し、1日1日の勤怠情報を記録していきます。
導入コストがかからず、情報を1枚にまとめられるのがメリットですが、不正が起こりやすいというデメリットがあります。
また、必要な情報を手書きで書き込んでいく必要があるので、担当者の負担が大きい出退勤管理の方法といえるでしょう。
タイムカード
タイムカードとレコーダーを用意し、カードを差し込むことで出退勤時間を記録する方法です。
比較的導入コストが低く、操作も簡単なので、従業員に教える手間を省けます。
ただし、レコーダーがある場所に行かないと打刻ができないため、テレワークとの相性はあまりよくありません。
従業員が直行直帰をする場合も出退勤時間の管理が難しく、柔軟な働き方に対応しにくいのがデメリットです。
エクセル
エクセルのファイルに出退勤時間を記入していく方法です。
便利な関数を活用すれば、出退勤時間を入力するだけで労働時間や残業時間を自動集計できます。
もともと業務でエクセルを使っている会社なら、導入コストもかかりません。
ただし、情報は手入力しなければならないので、ミスや不正が起こりやすい点が懸念されデメリットといえます。
勤怠管理システム
勤怠管理の専用システムを導入する方法です。出退勤時間の記録や集計、分析をシステムで運用することで負担が大幅に減り、手作業によるリスクも抑えられます。
なかには生体認証やICカードの活用で、不正打刻を防止する機能が搭載された製品もあり、適切な勤怠管理を実現しやすくなります。
パソコンやスマートフォンなどから打刻が可能なので、リモートワークに対応しやすいでしょう。
導入コストの課題さえ折り合いがつけば、メリットの多い出退勤時間の管理方法といえます。
最近ではさまざまな特長を持ったシステムが展開されているので、「何かいいものがないかな？」と思ったら、まずは資料を取り寄せてみることをおすすめします。
出勤と退勤以外に管理したい項目
退勤時間の管理は、労務管理の基本ですが、それだけでは十分とはいえません。
労働時間の適正な管理や法令順守の観点から、ほかにも把握したい項目があります。
たとえば休憩時間を把握していないと、従業員の過重労働に気づけないかもしれません。
従業員が安心して働けるように、出退勤時間とあわせて適切に管理したい基本の8項目について紹介します。
勤務時間・労働時間
勤務時間とは、就業規則や雇用契約で定められた始業から終業までの時間です。一方で労働時間とは、実際に労働をしていた時間を指します。勤務時間と労働時間が必ずしも一致するわけではありません。
たとえば、勤務時間が9時間で休憩時間が1時間の場合、就業規則で定められた労働時間は8時間となります。
労働時間の管理が不十分だと、長時間労働が常態化してしまうおそれがあるため、勤怠管理システムなどを活用した適切な記録と管理が必要です。
出勤日数
従業員が実際に出勤した日数のことです。遅刻や早退をした場合であっても、出社した事実があれば出勤日として数えます。
出勤日数の管理が不十分だと、シフト制の職場では人員配置にズレが生じることがあります。変則的な働き方を採用している職場では、法定労働時間を超えないように適切に管理しなければなりません。
休憩時間
労働基準法では、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩時間を与えるよう定められています。
休憩は労働の途中で確保し、終業後に休憩をとってから帰らせるという運用は認められません。
さらに休憩時間中は労働から完全に解放される必要があり、来客対応や電話番などを任せてはならないという決まりです。
休憩が適切に確保されていないと健康リスクが高まり、業務に支障が出るため、勤務実態に合わせて、休憩が確実に取得される仕組みを整えましょう。
休憩の与え方ルールの詳細は以下よりご確認ください。
時間外労働時間
労働基準法では、1日8時間・週40時間を超える労働を時間外労働と定めています。法定労働時間を超えた労働には25％以上の割増賃金を支払わなければなりません。
たとえば、所定労働時間が7時間で残業時間が2時間だった場合、法定外労働時間として扱われるのは8時間を超えた1時間分です。
時間外労働の管理が不十分だと、未払い残業の発生や、過労による健康被害が問題となることがあります。残業が当たり前になっている職場では、労働生産性が低下するとともに、離職率上昇にもつながりかねません。
管理者・マネージャーは、時間外労働が適正かどうかを判断し、必要に応じて業務の効率化を進め、業務を振り分けることが重要です。
長時間労働の課題に対しては各社が取り組んでいます。他社事例を知るには以下をご確認ください。
深夜労働時間
深夜労働とは、22時から翌5時までの労働です。労働基準法により25％以上の割増賃金が適用されます。深夜労働は心身の負担が大きいものと考えられているためです。
時間外労働と重なる場合は50％以上の割増賃金を支払う必要があります。割増ルールを把握したうえで、計算ミスが生じないよう管理することが重要です。
▼給与計算ミスを起こさない工夫を知るには以下の資料もご活用ください。
休日労働時間
休日労働は、法定休日（週1回または4週間に4日）における労働です。労働基準法に基づいて企業は35％以上の割増賃金を支払う義務があります。
休日労働が常態化していると、従業員のワークライフバランスが大きくくずれ、疲労の蓄積は避けられません。
個々の生産性が低下し、メンタルヘルス不調を引き起こすリスクもあります。休日出勤が必要な場合は、代休や振替休日を適切に設定し、負担を軽くするよう調整することが大切です。
代休や振替休日の詳細は以下で詳しくご確認ください。
有給休暇の取得日数・残日数
有給休暇の付与日数は法律で定められており、2019年からは有給休暇の取得も義務化されました。企業は、年10日以上の有給休暇が付与されている従業員に対して、そのうち年5日以上を取得させる義務があります。有給休暇の取得状況についてもきちんと把握し、取得を適切に促しましょう。
有給休暇は法律で定められた労働者の権利であり、2019年からは取得も義務化されました。
年10日以上の有給が付与される従業員には、少なくとも年5日以上の取得を義務づけられています。
取得日数や残日数といった取得状況を把握できていないと、未取得の従業員が発生し、企業が罰則を受けるリスクがあります。
有給休暇の取得が進まない職場は、従業員満足度にも影響し、本人のモチベーションを下げる原因になりかねません。計画的な取得を促進するのが企業の姿勢として理想といえます。
有給休暇の取得を促進する方法は以下の記事でご確認いただけます。
欠勤日数
有給休暇とは異なり、欠勤は給与の支払い対象外です。
欠勤日数が数えられていないと、給与計算時に欠勤控除が正しく適用されず、給与の過払いや未払が発生するリスク があります。
時給制・日給制の従業員や、シフト勤務のある職場では、欠勤が給与に与える影響が大きいため、管理に不安がある場合は見直しましょう。
欠勤控除のやり方は以下の記事で詳しくご確認いただけます。
以上の勤怠項目を手間なく収集・管理するには、勤怠管理システムや給与計算ソフトの活用がおすすめです。月ごとの労働時間の集計などを自動化し、給与計算に必要な情報を簡単にまとめられます。
退勤時間の管理で注意したいポイント
従業員の退勤時間を管理する際は、次の3つのポイントに注意しましょう。
- 実際の退勤時間とのズレを防ぐ
- 退勤時間後の業務は残業として処理する
- 移動時間の取り扱いに気をつける
退勤時刻の記録に意図せずともミスがあると、未払い残業や労務トラブルの原因になります。適切な処理を行うために確認していきましょう。
実際の退勤時間とのズレを防ぐ
退勤時刻の記録と実際の退勤時間にズレがあると、最終的に未払い残業につながります。
記録上の退勤時間と実際の退勤時間との間にズレが生じる主な原因は、タイムカードの不具合や入力ミスです。
また、業務終了後にタイムカードの設置場所まで移動しないと打刻できない環境が、ズレを招くこともあります。
記録と実際の退勤時間とのズレを防ぐなら、勤怠管理システムの活用がおすすめです。
勤怠管理システムにはパソコンやスマートフォンなどからアクセスできるため、業務終了のタイミングですみやかに打刻ができます。
→打刻は簡単｜勤怠管理システムOne人事[勤怠]の特長はこちら
退勤時間後の業務は残業として処理する
退勤後にやむを得ず追加業務を依頼する場合は、必ず残業として処理しなければなりません。
従業員によっては、退勤の打刻後もすぐに会社を出ず、しばらく社内で休憩していく人もいるでしょう。職場に居残る行為自体は問題ありません。
しかし残っている人に、あらためて作業を指示するのであれば、正式に「残業命令」を出す必要があります。退勤時間は残業が終わった時点で修正しましょう。
また、追加の業務が法定労働時間を超えたら、割増賃金を支給します。
移動時間の取り扱いに気をつける
基本的に出勤中や退勤後の移動時間は労働時間に含まれません。ただし、労働者が使用者の指揮命令下にあると判断されると、労働時間とみなされるため注意しましょう。
会社や上司が帰り際に取引先への立ち寄りを頼んだり、郵便ポストへの投函を頼んだりすると、移動時間であっても労働時間と考えられます。
取引先で用事を済ませたタイミング、もしくは郵便ポストへの投函が終わったタイミングが退勤時間です。会社を出た時間ではありません。
移動時間が労働時間に含まれるかは、判断が分かれることもあるため、以下の記事でご確認ください。
まとめ
「退勤」は、その日の仕事を終えて、会社や職場を離れる意味で使われています。
「退社」や「就業」と似ていますが、厳密には異なる場面で使用する意味の言葉です。
企業の労務管理において、退勤時間は重要な項目の一つです。実労働時間を決定づける時刻となるため、あいまいにせず正確に記録しなければなりません。
法律を守り、従業員に健康的に働いてもらうためにも、勤怠管理システムを活用して出退勤時間を正確に管理しましょう。
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