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離職票はどこでもらうのか| 退職者に交付を求められたら? 手続きを解説

離職票の発行は、企業に課せられている義務です。しかし、離職票の発行は何かと複雑な手続きが多く、一緒に提出する書類や守るべき期限などいくつかの留意事項があります。

そこで本記事は、退職者から離職票について相談された人事労務担当者に向けて「離職票はどこでもらえるのか」「発行に際して企業が取るべき対応」「退職者が再発行を希望した場合はどうすればよいのか」という疑問にお答えします。

申請から交付までの流れや離職票を使用するシーン、性質が似ており混同しやすいほかの離職関係の書類との違いもまとめていますので、ぜひ本記事をご活用ください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

離職票はどこでもらうのか| 退職者に交付を求められたら? 手続きを解説
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    離職票の用途

    離職票の正式名称は「雇用保険被保険者離職票」です。離職票はどんなシーンで使用されるのでしょうか。概要と用途を解説します。

    離職票とはどのような書類か

    離職票は、基本的に退職者から希望されたら発行する書類です。

    ただし希望がなくても必ず発行している企業もあり、対応は企業によってさまざまなようです。また、退職時点で59歳以上の従業員には、高年齢者雇用継続給付金の算出や申請に必要となるため、必ず交付すると決められています。

    離職票には「当該者が確実に離職したこと」を確実に証明する公文書の役割があり、退職者自身で失業保険の受給手続きをするために必要です。交付する発行元はハローワークですが、申請の手続きは退職者と雇用関係にあった企業を介して進められます。

    離職票の書類は2種類ある

    離職票は「雇用保険被保険者離職票−1」と「雇用保険被保険者離職票−2」という2種の書類に分かれています。それぞれの役割や利用シーンは以下の通りです。

    書類名使用シーン記載されていること役割や目的
    雇用保険被保険者離職票-1雇用保険被保険者資格喪失確認通知書失業保険の給付手続きを行うとき離職者の氏名や生年月日など。申請の際に個人番号(マイナンバー)や振り込み先情報などを離職者自身で記入する失業給付金の振り込み先の指定
    雇用保険被保険者離職票-2雇用保険被保険者離職証明書在職中の給与や退職に至った理由など失業給付金の額や受給期間の決定

    離職票と離職証明書・退職証明書の違い

    離職票と似ている書類として、「離職証明書」「退職証明書」が挙げられます。離職票とこれらの書類について違いを解説します。それぞれ用途が異なるため、混同することのないように注意しましょう。

    離職票と離職証明書の違い

    離職証明書とは離職票の発行に際して企業がハローワークに提出する書類で、正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」といいます。離職証明書は3枚1組になっており、3枚目にある本人の控えが「雇用保険被保険者離職票−2」として使用できます。

    離職証明書(3枚1組の内訳)
    1枚目事業主の控え
    2枚目ハローワークの控え
    3枚目本人の控え(雇用保険被保険者離職票-2)

    離職票と退職証明書の違い

    退職証明書は「当該者が確実に退職したこと」を証明する役割を持った書類です。

    離職票と大きく異なるのは、公的な文書ではないということです。退職者が転職活動などで使用します。退職者に「退職証明書を発行してほしい」と言われたら、企業は交付に向けて手続きを遅滞なく行わなければなりません(労働基準法第22条)。

    公文書でないこともあり、退職証明書のフォーマットに決まりはありません。ただし退職者が望まない項目を記載することは、法律で禁止されています。また、従業員が退職してから時間が経っていても、退職から数えて2年間は、発行や再発行の依頼に応じなければなりません。

    参照:『労働基準法』e-Gov法令検索

    従業員が退職する際に企業が行う手続き

    従業員が退職する際は、さまざまな手続きが必要です。離職票の発行も含めて、企業が行うべき手続きを詳しく解説します。

    離職票を発行する手続き

    離職票は、失業手当を申請するにあたって必要な書類です。失業手当は雇用保険における支援の一つなので、雇用保険に加入している労働者はすべて対象となる可能性があります。

    つまり「1週間の所定労働時間が20時間以上」「31日以上の雇用見込みがある」などの要件を満たす労働者が退職することになったら、離職票の発行が必要になるかもしれないと考えておきましょう。

    離職票の発行フローは、おおむね以下の通りです。

    1. 企業が「雇用保険被保険者資格喪失届」「離職証明書」を準備
    2. 1をハローワークへ提出
    3. ハローワークが書類を精査
    4. ハローワークが企業へ離職票が送付
    5. 企業が退職者へ離職票を渡す(郵送または手渡し)

    1の申請期限は、従業員の退職日の翌々日から10日以内と定められています。

    参照:『第4章 被保険者について』厚生労働省

    離職票が必要ない場合

    「次の就職先が決まっている」「退職後は起業予定である」など、退職者が失業保険の給付申請を確実に行わないなら、基本的に離職票は不要です。離職票は退職者からの依頼を受けて発行されるのが原則のため、退職者が不要と判断するのなら離職票の発行手続きは必要ありません。

    ただし退職者の希望にかかわらず、基本的に発行している企業もあるようです。内定取り消しで事情が変わるという可能性もあるため、企業として手配フローを取り決めておくといいでしょう。

    離職票が必ず必要な場合

    退職時の年齢が59歳以上の場合は、60歳以上65歳未満の労働者が受給する「高年齢雇用継続給付」の金額を決定するため、退職者本人の希望にかかわらず離職票の交付が必要です。

    参照:『第5章 被保険者についての諸手続 』厚生労働省

    健康保険・厚生年金保険の手続き

    所轄の年金事務所に宛てて「健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届」と「健康保険証」を郵送します。提出期限は、退職日の翌日から5日以内です。共済組合や健康保険組合の健康保険に加入している場合は、健康保険と厚生年金保険の資格喪失手続きを別々に行う必要があります。

    住民税の手続き

    退職者の居住地の自治体に宛てて、退職日の翌月10日までに「給与支払報告書」と「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出します。

    給与支払報告書個々の従業員に支払った年間の給与を記した書類
    特別徴収に係る給与所得者異動届出書転職・退職などにより、住民税の特別徴収ができなくなった場合の報告書類

    再就職先が決まっている場合は、上記の書類を退職者本人に郵送または手渡しします。

    所得税の手続き

    退職から1か月以内に「源泉徴収票」を退職者に発行します。「給与支払報告書」と似ていますが、給与支払報告書は住民税の計算に使用されるのに対し、源泉徴収票は所得税の計算に使用されるものです。

    源泉徴収票労働者に支払われた年間の給与・賞与、所得税の金額が記された書類

    離職票はどこでもらうのか?

    企業の担当者が退職者から離職票を求められたら、どこでどのような手順を踏むともらえるのでしょうか。基本的な申請の流れをご紹介します。

    発行元はハローワーク

    離職票はハローワークから交付され、取得することができます。退職者からの依頼で離職票を求められたら、企業はハローワークに提出する書類を準備します。

    提出書類は「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」の2つです。離職証明書には複数の記入欄があります。本記事ではそれぞれの記入項目についてご紹介します。担当者として理解しておきましょう。

    離職証明書の記入項目

    離職証明書には複数の記入項目があり、多くの項目は企業が記入する必要があります。各項目の詳細や記載例などは、厚生労働省のページをご確認ください。

    参照:『雇用保険被保険者離職証明書についての注意』厚生労働省

    退職者や事業所の情報

    離職証明書には、退職者本人や事業所に関する6つの項目を記載します。

    • 被保険者番号
    • 事業所番号
    • 離職者氏名
    • 離職年月日
    • 事業所の名称・所在地・電話番号
    • 離職者の住所または居所

    いずれも機械的に記入できる項目ですが、誤字・脱字などがないよう注意しましょう。

    離職理由

    離職証明書に記載する離職理由は、大きく以下の6つに分類されます。

    1. 事業所の倒産などによるもの
    2. 定年によるもの
    3. 労働契約期間満了などによるもの
    4. 事業主からの働きかけによるもの(解雇、希望退職募集、退職勧奨など)
    5. 労働者の判断によるもの(自己都合退職など)
    6. その他

    さらに計20の小分類の中から、退職者の離職理由にもっとも近いものを選択します。なお、記載する離職理由については、退職者本人の同意を得たうえで署名を受けなければなりません。

    被保険者期間算定対象期間

    雇用保険の失業手当を受けるためには、原則として被保険者期間が通算12か月以上必要です。

    退職者が受給要件を満たしていることを確認するため、離職証明書には退職前2年間の中から被保険者期間の算定対象となる期間を12か月分記入します。

    一般被保険者と高年齢被保険者(65才以上)の場合はA欄、短期雇用特例被保険者(海の家や旅館における季節的な雇用者など)ならB欄へ記入してください。

    賃金支払基礎日数

    記入した被保険者期間算定対象期間に対して、賃金支払いの基礎となった期間を記載します。記載対象となる日数は給与形態によって異なるため、注意が必要です。

    月給制の場合完全月給制の場合は会社を休んだ日を含めた1か月の歴日数
    (同一勤務期間のカレンダー上の日数)
    日給月給制の場合は基礎となる労働日数から欠勤日数を控除した日数
    日給制や時給制の場合出勤日に有給休暇日数を含んだ日数

    賃金支払対象期間・基礎日数

    賃金支払対象期間や基礎日数の項目は、雇用保険の失業手当の支給額を決定するために用いられる項目です。

    退職日直前の賃金締め日翌日から退職日までを記入し、それより前の期間についても遡って記入します。原則的には退職日以前24か月分を記入しますが、完全月(1か月間まるごと雇用されている月)が6か月以上ある場合、それ以前の記入は省略可能です。

    また、基礎日数に関しては、完全月給制の場合はすべての日数、日給月給制の場合は基礎となる労働日数から欠勤日数を控除した日数、日給制・時給制の場合は出勤日数を記載します。

    離職証明書に記載する賃金額

    現職時に支払われていた賃金額を記載する項目です。

    月給制の場合はA欄、日給制・時給制・出来高給制の場合はB欄に記入します。なお、臨時ボーナスや退職金は賃金額に含みません。また、労働者の手取り額ではなく、税金や社会保険料を引く前の金額を記入する点にも注意しましょう。

    備考・賃金に関する特記事項

    休業手当や未払い賃金など、賃金に関する特記事項がある場合は備考欄に記入します。

    備考欄に記入する内容は、原則退職日以前6か月分の賃金に関するものに限られます。特記事項を記入しない場合は、斜線を引いておきましょう。

    退職者本人の署名・捺印

    離職証明書を完成させるためには、退職者本人が内容を確認したうえでの署名が必要です。

    離職理由の署名のほかに、別の欄で離職証明書の確認と署名を行ってもらいます。失業手当の給付日数を決定する離職理由は、離職証明書の中でも特に重要な項目です。離職理由の選択に間違いがないかどうか、退職者本人にも入念に確認してもらいましょう。

    離職票の再発行の方法

    退職者が離職票を紛失してしまった場合、再発行手続きは可能なのでしょうか?退職者から離職票の再発行を求められた際の企業の対応について解説します。

    離職票は再発行が可能

    離職票は、ハローワークに申請すれば再発行が可能です。離職票の再発行は退職者本人でも申請できますが、なかには会社経由での手続きを希望する人もいるでしょう。退職者が離職票の再発行を希望した場合、企業は退職者の要望に応える義務があります。

    離職票の再発行の申請書(雇用保険被保険者離職票再交付申請書)は、ハローワークインターネットサービスの「帳票一覧」よりダウンロードできます。また、行政手続きをオンライン上で行える「e-Gov電子申請」からの申請も可能です。

    離職票を発行・交付しない場合は罰則もある

    離職票の発行・交付は、雇用保険法に定められた企業の義務です。「忙しい」などの理由で離職票を速やかに発行・交付しない場合は、罰則が科せられます。

    離職票の交付は企業の義務

    雇用保険法第76条3項によって、企業には離職票の発行・交付が義務づけられています。

    退職者本人が59歳未満で離職票を希望していない場合を除き、企業は退職者の要望に速やかに応えなければなりません。正当な理由なく離職票の交付を拒否した場合は、雇用保険法第83条4項により、6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科せられます。

    参照:『雇用保険法』e-Gov法令検索

    離職票はハローワークから交付される

    離職票は、ハローワークで失業保険の受給申請をする際に必要不可欠な書類です。離職票の発行・交付は雇用保険法で定められた企業の義務なので、退職者から求められた場合は速やかに手続きを行いましょう。

    離職票の申請以外にも、退職者が出た際に企業が行う手続きは実にさまざま。従業員や求職者にまつわる業務に退職関連の手続きが加わると、人事労務の業務負担はとても大きなものになってしまいます。

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