タイムカードがない会社の勤怠管理｜違法性や残業代の集計を解説
企業には、従業員の労働時間や残業時間を把握し、管理することが法律で義務づけられています。最近では、多くの企業がタイムカードの制度を導入している一方で、タイムカードを使わずに出勤簿を管理している企業も少なくありません。タイムカードを導入しないことは違法行為ではありません。
しかしタイムカードがない場合は、それに代替する方法で勤務管理をする必要があります。
本記事では、タイムカードがない会社における勤怠管理方法やタイムカードを導入するメリット、デメリットについて解説します。自社の勤怠管理の方法を確認し、さらなる適正な勤怠管理や改善にお役立てください。
目次タイムカードがない会社は違法？ 違法ではない？
タイムカードとは、始業や終業時刻などを書き込む紙を指し、従業員がタイムレコーダーに差し込んで出退勤時刻を打刻するものです。タイムカードがない会社は違法なのかについて詳しく解説します。
タイムカードがない会社は原則違法ではない
タイムカードがなくても違法ではありません。労働安全衛生法第66条の8の3により、雇用主には労働者の労働時間の把握が義務づけられているものの、必ずしもタイムカードで勤怠管理をする必要はないのです。
タイムカードに代わるもので、適切に勤怠情報が記録されており、実態が把握・管理できていれば違法ではないと覚えておきましょう。
タイムカードがない会社で違法になるケースもある
雇用主には従業員の労働時間の把握や管理が義務づけられているものの、タイムカードを使用する義務はないとわかりました。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、次のように記されています。
ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
引用：『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』厚生労働省
イ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎
として確認し、適正に記録すること。
つまり、タイムカードがない会社が違法になるわけではなく、勤怠管理をしていない会社が違法とみなされます。タイムカードを導入していない会社の場合は、ICカードを使用した入退室情報やパソコンのログイン・ログアウト情報などが客観的な記録として有効となるでしょう。
勤怠管理は法律で定められた義務
企業にとって、勤怠管理は任意ではなく、法律で定められた義務です。従業員の労働時間の管理・把握について、法律でどのように定められているかを解説します。
- 時間外労働に対する実績把握
- 長時間労働の把握と是正
時間外労働に対する実績把握
労働基準法で定められている法定労働時間は、一部特例を除き「1日8時間・週40時間」と定められています。
万が一、法定労働時間を超過する場合は割増賃金の支払いが義務づけられているため、従業員の勤務実績の把握が重要なのです。それにあわせて、企業には出退勤時間の記録を保存する義務も課せられています。
厚生労働省が定めるガイドラインでは記録の保存を3年と定めているものの、2020年4月に施行された改正労働基準法109条では、記録の保存期間を5年と定めています。
現在は経過措置により3年の保存で問題ありません。しかし、近い将来、記録の保存期間が3年から5年に延長される可能性もあると認識しておきましょう。
参照：『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』厚生労働省
参照：『雇用・労働 労働時間・休日』厚生労働省
長時間労働の把握と是正
2019年から実施されている働き方改革の一つに「長時間労働の把握と是正」があります。働き方改革関連法の施行にともなって、労働時間に関する制度が大幅に見直されました。労働時間の把握や管理がこれまで以上に重要となったのです。
36協定を締結すると法定労働時間を超えた労働が可能で、時間外労働の上限は「月45時間・年360時間以内」が原則となりました。働き方改革に向けて、長時間労働を減らすためにも従業員の労働時間を正確に把握することが求められているのです。
参照：『36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針』厚生労働省
タイムカードの役割とは？
タイムカードを持つ役割として、主に次の2つが挙げられます。
- 労働時間の管理
- 残業時間の管理
それぞれの内容を詳しくご紹介しましょう。
労働時間の管理
タイムカードは、従業員の出勤や退勤、休憩、遅刻、欠席、早退などの勤務状況を把握・管理するために用いられるものです。
また、タイムカードは出退勤時間を記録した労働時間に関する重要な書類に該当するため、雇用主に課せられる出退勤時間の記録保存の義務を遂行できます。
残業時間の管理
タイムカードは、労働時間の管理以外に、残業時間の管理にも活用されています。時間外手当や深夜残業手当などの各種手当や、割増賃金の支払いに必要な残業時間を記録できるのが特徴です。
労働対価に見合った報酬を与えるため、また、残業代の未払い問題に発展させないためにも、タイムカードを活用して正確に残業時間を管理する必要があります。
タイムカードの導入メリット
タイムカードを導入するメリットとして、次の3つが挙げられます。
- 誰でも簡単に使用可能
- 導入・運用コストが低価格
- 最短1日で導入可能
それぞれの内容について、詳しく解説しましょう。
誰でも簡単に使用可能
タイムカードを導入する最大のメリットは、誰でも簡単に使用できることです。
従業員が自分のタイムカードを取り出してタイムレコーダーに差し込むだけで、出退勤の打刻記録が自動的に打刻されます。従業員たちへの運用方法に関する教育や研修などが不要なため、すぐに導入できるでしょう。
導入・運用コストが低価格
導入時のコストはもちろん、導入後の運用コストが低価格なのも、タイムカードを導入するメリットの一つです。
導入時に必要な初期コストは、タイムレコーダーとカードのみ。運用コストもインク代やカード代、レコーダーにかかる電気代のみなので、コストを最小限に抑えて従業員の勤怠管理ができるでしょう。
最短1日で導入可能
タイムカードを使った勤怠管理は、タイムレコーダーとカードを購入すれば最短1日で導入できるのも大きなメリットです。登録に難しい手順がなく、時間もかからないため、購入したその日から運用できるでしょう。
タイムカードの導入デメリット
タイムカードを活用した勤怠管理を導入するデメリットは、次の3つです。
- 不正打刻の発生
- タイムカードの管理業務
- リアルタイム管理が困難
それぞれの内容について、詳しくご紹介しましょう。
不正打刻の発生
タイムカードの打刻を従業員当人以外が行うことは原則禁止されているものの、打刻自体は当事者以外でもできてしまいます。
タイムレコーダーには本人確認のための機能が備わっていないため、同僚にタイムカードを打刻してもらうなど、労働時間のごまかしが発生するリスクがあります。
実際に、当事者以外の打刻によって労働問題に発展したケースも多数あるため、導入時には運用ルールを策定し、従業員に周知徹底することが必要です。
タイムカードの管理業務
タイムカードは「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当するため、労働基準法109条により5年間の保管が義務づけられています。
当面の間は、法改定前の保管期間である3年でもよいと経過措置が設けられているものの、近い将来には5年の保管が義務づけられるでしょう。大企業などで従業員数が多い場合、保管場所の確保が難しくなるケースも考えられます。
さらに、タイムカードは基本的に紙ベースでの管理が基本です。そのため、タイムカードの紛失や盗難、データ化する際の入力ミスが生じるリスクがあることも大きなデメリットといえます。
リアルタイム管理が困難
タイムカードの打刻漏れが起こったら、打刻修正や忘れた理由の申告と処理が必要なため、勤怠管理の担当者に大きな負担となるでしょう。
たとえば、遅刻をした従業員が「打刻し忘れた」という理由で出勤時間を不正に書き換えたとしても、真偽の確認が難しく、手間や時間がかかります。
タイムカードを改ざんすると罰則がある
タイムカードを導入したとしても、正しく運用されていないと罰則の対象となるケースがあります。罰則の対象となるケースとして、次の2つの例をご紹介しましょう。
- 使用者（雇い主）による残業記録の改ざん
- 代理打刻による打刻時間の改ざん
使用者（雇い主）による残業記録の改ざん
従業員に対して支払うべき残業代があるにもかかわらず、雇用者がタイムカードの残業記録を改ざんするケースは不正行為にあたり、罰則の対象です。労働基準法第37条違反となり、同法第119条の規定により、残業代の未払いで6か月以下の懲役、30万円以下の罰金が科されます。
さらに、未払いの残業代に加えて、最大で未払いの残業代と同額の「付加金」を合計した金額を請求される可能性があると理解しておきましょう。
また、改ざんした記録を労働基準監督署へ提出した事実が判明した場合、労働基準法第120条第4項の規定により、30万円以下の罰金刑が科されます。
代理打刻による打刻時間の改ざん
従業員当人以外の同僚などに打刻を依頼する代理打刻は、打刻時間の改ざんに該当します。そのほかにも、残業代の水増し請求や保存済みの記録の改ざんなどは詐欺罪、私文書偽造罪、電磁的記録不正作出罪などの罪に問われるケースがあるため、然るべき手段で対応しなければなりません。実際に打刻時間を改ざんして給与を騙し取った場合は、刑法第246条第1項により10年以下の懲役刑が科されます。
参照：『刑法（明治四十年法律第四十五号）』e-Gov法令検索
タイムカードがない会社における注意点
タイムカードがない会社の場合は、タイムカードに代わる管理システムの構築が必要です。従業員による自己申告やみなし残業制度によって、残業代などを把握・管理している企業も少なくないでしょう。どのような方法であっても、適切に勤怠管理ができていれば問題はありません。
ただし、従業員の勤怠管理を怠っていると、労働時間把握の義務に反してしまいます。タイムカードのあるなしに関係なく、法定労働時間を超えた労働に対して適切な報酬を支払うことが重要です。
タイムカードがない場合の勤怠管理の計算方法
タイムカードがない場合の法定労働時間と残業時間の計算方法をご紹介します。
法定労働時間の計算方法
労働基準法で給与の支払い対象になるのは「労働時間」です。法定労働時間は次のように算出します。
| 勤務時間 | 退勤時刻－出勤時刻 |
|---|---|
| 労働時間 | 勤務時間－休憩時間 |
遅刻や早退がある場合も、労働時間から差し引いて計算することが求められます。
また、1日の労働時間は1分単位で求めるのが原則です。たとえ計算が面倒であったとしても、従業員の出退勤は分単位で管理していきましょう。
残業時間の計算方法
勤怠管理をするうえで重要なのが、残業時間の算出方法と割増率について理解することです。
割増賃金の支払いが必要な残業とは、法定労働時間である「1日8時間、週40時間」を超えて労働させたケースのみです。つまり、所定労働時間を超えても法定労働時間以内であれば割増計算は必要ありません。
残業時間の割増賃金となるケースは、次のとおりです。
- 1日8時間を超える法定外残業時間は0.25の割り増し
- 深夜（22～翌5時）の残業時間帯は0.25の割り増し
- 深夜に法定外残業の場合は0.50の割り増し
残業時間の取り扱い方法によって毎月の給与額が大幅に変動するため、割増賃金が必要な残業であるかを正確に把握したうえで労働時間と給与を算出していきましょう。
適切な勤怠管理を会社が行うためには
タイムカードによる勤怠管理は、導入コストも安く手軽に運用できるため、少人数の企業での導入に適しています。ただし、従業員の人数が多くなればなるほど、タイムカードを使った勤怠管理は難しくなるでしょう。
また、タイムカードのない企業においても、労働時間の改ざんなどの違法行為を防ぐとともに適切な勤怠管理が求められます。
タイムカードに関する違法行為を防ぎながら適切に勤怠管理を行うためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。労働時間の集計ミスを防ぎ、リアルタイムで勤怠管理ができるため、最近では多くの企業において勤怠管理システムが導入されています。
タイムカードに代わる勤怠管理システムができること
タイムカードの代わりとして「勤怠管理システム」を導入すると、次のようなメリットがもたらされます。
- 打刻忘れが防止できる
- 残業時間の自動検知
- 給与システムとの連携が可能
- 休暇管理が可能
それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。
打刻忘れが防止できる
勤怠管理システムは、システム上で打刻忘れを検知できるのが特徴です。打刻漏れがあったり、勤怠予定と異なる時間帯に打刻したりした場合には、リアルタイムで従業員の画面などにアラートが表示されます。
また、管理者の画面からも各従業員の勤怠情報をリアルタイムでチェックできるため、管理者側も打刻し忘れている従業員を簡単に確認できるのが大きなメリットです。
Web上はもちろん、アプリやICカードなどさまざまなタイプの打刻方法があるので、働き方に合わせた方法を選択できるでしょう。
残業時間の自動検知
36協定などを基準に、一定の残業時間を超過している従業員に対してアラート機能を使って警告できます。従業員の上長に対しても同じようにアラート通知が届くため、残業超過を未然に防止できるでしょう。
給与システムとの連携が可能
勤怠管理システムの中には、給与システムとの連携が可能なものも存在します。ワンクリックで勤怠データを出力し、給与計算システムにデータを反映できるため、集計の工数を削減するだけでなく手入力による人為的なミスも回避できるでしょう。
休暇管理が可能
勤怠管理システムは、法定休暇だけでなく、特別休暇を含めた勤怠管理にも対応しています。従業員・上長ともにオンライン上で休暇申請や承認作業ができ、自動で休暇管理が行えるのが大きな特徴です。
2019年4月より、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員がいる企業の場合、従業員に対して年5日以上の有給休暇を確実に取得させることが義務づけられました。
勤怠管理システムがあれば、年5日以上の有給取得がなされているかを自動で管理でき、従業員自身も有給休暇の日数をオンライン上で手軽に確認できます。
参考：『年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説』厚生労働省
勤怠管理システムの選び方
自社に最適な勤怠管理システムを選ぶ際は、次の3つのポイントに着目してください。
- デザインや操作性、サポート体制の有無などの実用性
- 自社のニーズ、目的とマッチしている機能があるか
- 費用と機能のバランスがとれているか
勤怠管理システムを運用するためには、全従業員にとって利便性があることが大切です。操作性や機能性、さらには導入後のサポート体制などの実用性を確認してください。勤怠管理システムに求める自社のニーズを洗い出し、目的に合った機能が搭載されているかも確認しましょう。
また、勤怠管理システムの多くはクラウド型を採用しており、月額料金が発生するケースが多いです。なかには無料で利用できるシステムもありますが、利用できる機能が制限され、導入時には必要な機能があるか確認する必要があります。
勤怠管理システムは長期的に運用するシステムなので、予算と照らし合わせながら検討することが大切です。
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働き方改革により法改正が行われ、客観的、かつ正確な勤怠管理が求められるようになりました。従業員の勤務状況を正確に把握できると、過重労働を未然に回避し、従業員の持つ本来のパフォーマンス力を発揮できるような環境整備を実現できるはずです。
タイムカードによる勤怠管理は手軽に導入できる一方で、さまざまなリスクがあります。健全な事業運営のためにも、勤怠管理ツールを導入し、自社の労務管理の課題を解決していきましょう。
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